Para los colegios, llevar una gestión adecuada de la facturación electrónica es un factor importante porque les permite trabajar más eficientemente, reducir los costos operativos, disminuir errores, así como evitar sanciones y retrasos en los pagos. No obstante, para lograr esa meta, la elección de un buen software educativo se vuelve fundamental.

¿Qué características son las que califican a un software educativo como adecuado para administrar la facturación? A continuación, te compartimos 3 aspectos clave.

Software educativo: Características que debe tener para facilitar la facturación electrónica

 

  • Garantizar el compliance (cumplimiento de buenas prácticas regulatorias)

El primer elemento que resulta imprescindible para que un sistema de gestión académica facilite el proceso de facturación, es que cuente con todo lo necesario para cumplir con los aspectos de ley que las autoridades competentes exijan. Por ejemplo, que las facturas incluyan firma electrónica.

Esto es de vital importancia, ya que, de lo contrario, los colegios pueden incurrir en sanciones considerables u otra clase de procedimientos legales que terminen generando problemas adicionales para la institución.

 

  • Permitir una planeación masiva de facturación

Este punto constituye uno de los principales retos en muchos de los software educativos disponibles en el mercado. Pues es necesario que estos sistemas tengan la capacidad de organizar y planificar la facturación masiva de servicios de manera eficiente y puntual, cubriendo todos los aspectos que se implican en ella: cobro, registro de notas crédito/débito, expedición de documentos, etc.

Así, al ejecutar este proceso de forma masiva en su totalidad, se elimina la necesidad de que el personal administrativo-financiero esté interviniendo constantemente para configurar nuevas planeaciones.

 

  • Contar con una gran flexibilidad y capacidad de reacción

Ligado a lo anterior, un software académico para colegios también necesita demostrar una alta flexibilidad y capacidad de reacción al integrar la planeación masiva de facturación con las múltiples novedades que se produzcan a lo largo del ciclo escolar.

¿A qué se refiere esto? A que el sistema cuente con las herramientas necesarias para reflejar instantánea y automáticamente todos los conceptos relacionados con el alta o baja de un determinado servicio. Por ejemplo, el servicio de transporte escolar, la contratación de un taller extracurricular, etc.

Así, cuando los padres de familia decidan agregar o retirar algún concepto adicional a la colegiatura, el sistema podrá asegurar que las facturas periódicas de cada mes estén bien elaboradas.

Ventajas de contar con un software educativo con estas características

Independientemente de ayudar a establecer un orden en lo referente a la facturación, un software educativo que cumpla con las características explicadas a lo largo de este contenido, también permite que los colegios disfruten de ventajas como:

  • Incremento en la satisfacción del cliente. Al facilitar la relación administrativa con los padres de familia, por permitirles gestionar las transacciones con unos cuantos clics y desde la comodidad de su celular.
  • Reforzamiento de la imagen institucional. Cuando el proceso de facturación electrónica funciona bien y los usuarios están satisfechos, la imagen que emite el colegio es de una institución moderna y cercana, que utiliza las últimas tecnologías.
  • Disminución de la cartera. Al incrementar los canales de recaudo a los padres de familia, sin duda, se mejora la gestión de la cobranza, reduciendo la deuda y aportando mayor flujo de caja al colegio.

Hoy en día, contar con un software educativo que facilite cada aspecto relacionado con la facturación electrónica y permita cumplir con las normativas correspondientes, es un elemento crucial dentro de la gestión académica de toda institución educativa.

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