Hoy en día, no nos cabe la menor duda de que invertir en tecnología es invertir en la simplificación de procesos. En el contexto de las instituciones educativas, un área estratégica para implementar herramientas tecnológicas definitivamente es la económica-financiera. Por ello, no es de sorprender que cada vez sean más los colegios que incursionan en la transformación digital de la mano de un software de gestión académica que, entre sus múltiples beneficios, les ayude a evitar complicaciones en el manejo de sus finanzas.
Software de gestión académica: Una herramienta para administrar los recursos financieros
A decir verdad, la ausencia de tecnología en la gestión financiera de un colegio puede suponer un incremento de costos operativos, disminuyendo la precisión en los detalles y generando situaciones como:
- Descuadre de cuentas y problemas de conciliación
- Retrasos en el control de la cobranza o recaudo
- Lentitud en el envío de facturas
- Contratiempos para cumplir requisitos fiscales
¿La solución? Contar con un software de gestión académica que ayude a reducir este tipo de inconvenientes (y los costos asociados a ellos) mediante los siguientes beneficios:
Información centralizada y actualizada
Una de las principales ventajas que brinda un sistema de gestión académica es disponer de toda la información financiera en una misma plataforma, donde, cualquier dato puede ser consultado de manera práctica al reflejar cualquier movimiento realizado en automático.
Esto permite un mayor control económico, pues facilita la gestión de los datos de facturación, recaudo y cartera; todo desde un mismo lugar.
Mayor eficiencia en procesos
Asimismo, el uso de la tecnología reduce los tiempos necesarios para el manejo administrativo, logrando una mayor eficiencia en todas las operaciones económico-financieras.
Aún más, esta optimización de procesos favorece una mejor relación con los usuarios, debido a que el colegio les brinda menores tiempos de respuesta a los padres de familia en lo referente a la facturación y pago, así como tiempos más eficientes al área administrativa, incrementando la satisfacción de los colaboradores de la institución.
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Incremento de canales de recaudo
Adicionalmente, los sistemas de gestión académica también funcionan como herramientas para aumentar los canales de recaudo al permitir la realización de pagos en línea con diferentes métodos de pago. Este aspecto es esencial para disminuir la cartera de cuentas por cobrar, pero también para garantizar una mayor satisfacción de los padres de familia, quienes tienen más posibilidades de realizar sus transacciones sin trasladarse al colegio o a alguna institución bancaria.
Fácil elaboración de reportes
Por último, un software de gestión académica es un elemento que ayuda a la toma de decisiones. Esto es gracias a la facilidad con la es posible consultar la información en reportes personalizados, listados, cuadros de mando y otros instrumentos que agilizan la gestión administrativa y permiten una mayor visibilidad del control financiero.
¿Por qué elegir un software de gestión académica en lugar de un software de facturación y recaudo?
Si bien podría pensarse que cualquier software contable o de facturación tiene la capacidad de resolver los problemas financieros de toda clase de institución, la realidad es que, para un colegio, disponer de un sistema de gestión académica que cuente con un módulo para manejar la facturación, recaudo y cartera/cobranza, implica dos grandes ventajas que hacen una gran diferencia:
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Sistema diseñado especialmente para procesos escolares
Actualmente, los avances tecnológicos han permitido un mayor nivel de personalización y especialización en todos los servicios. Y los colegios no son la excepción. Los procesos económico-financieros de los centros educativos requieren de un sistema pensado específicamente para cubrir sus necesidades, ya que sus dinámicas de facturación y recaudo son muy distintas a las de otras instituciones. Por ello, los software de gestión académica resultan ideales para este fin.
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Fomenta la relación a largo plazo con los padres de familia
Por otra parte, sabemos que el vínculo entre las áreas administrativas y las familias es fundamental al momento de medir su nivel de satisfacción con la institución educativa. Pues esto puede influir en gran manera en que los padres de familia mantengan una relación a largo plazo con ella.
Es por ello que resulta crucial ofrecerles una atención fluida, en donde encuentren una respuesta oportuna para cualquier asunto económico-financiero, o administrativo en general. Aspecto que, una vez más, solo se logra con un sistema pensado específicamente para la dinámica de los centros escolares.
En definitiva, contar con procesos más eficientes ha sido la piedra angular para transformar a las instituciones educativas en negocios mucho más rentables, que logren trascender los problemas comunes de carteras vencidas, sobrecostos y sistemas de recaudo deficientes. Esta es la clave para alcanzar un flujo de caja adecuado, cuyo impacto económico se vea reflejado en todas las áreas del colegio.
En Phidias, tenemos más de 17 años de experiencia ayudando a los colegios a optimizar todos los aspectos relacionados con su gestión escolar, mediante un sistema de vanguardia que ofrece soluciones a la medida de cada centro educativo.
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