Die Schulverwaltungssoftware, die schon vor dem Start scheiterte

Die Einführung einer Schulverwaltungssoftware ist eine Entscheidung, die nicht leichtfertig getroffen werden sollte. Da dieses System zum Instrument für die Optimierung der Verwaltung der Einrichtung wird, sollten Sie jeden Schritt des Prozesses genau im Blick behalten – von der Auswahl über die Einführung und Inbetriebnahme bis hin zur fortlaufenden Überwachung im laufenden Betrieb.

Laut Daten der The Standish Group scheitern 83,9 % der IT-Projekte1. Das ist zweifellos eine Herausforderung für jede Einrichtung, die eine Lösung einführen möchte, die sich auf die Abläufe der Schule auswirkt.

Deshalb teilen wir in diesem Beitrag einige der wichtigsten Tipps für die Einführung einer Schulverwaltungssoftware, damit das Projekt ein voller Erfolg wird.

Inhaltsverzeichnis

• Schritt 1: Wie wähle ich die richtige Schulverwaltungssoftware für meine Schule aus?
• Schritt 2: Was sollte ich vor der Einführung einer Schulverwaltungssoftware beachten?
• Schritt 3: Welche Faktoren sollte ich während der Einführung der Lösung berücksichtigen?
• Schritt 4: Aktivitäten nach der Einführung
• Was den Einführungsprozess der Schulverwaltungssoftware von Phidias auszeichnet

Schritt 1: Wie wähle ich die richtige Schulverwaltungssoftware für meine Schule aus?

Bei der Suche nach einer Schulverwaltungssoftware sollten Sie unbedingt die folgenden Punkte berücksichtigen:

Die Prozesslandkarte

Zunächst muss klar sein, welche Prozesse mit dem neuen System abgebildet werden sollen. Wenn Sie beispielsweise von einer Schulsoftware erwarten, dass sie Ihre gesamte akademische Verwaltung optimiert, sollten Sie den Leistungsumfang des Systems kennen, um die Erwartungen abzugrenzen und sich auf das zu konzentrieren, was den Prozessen der Einrichtung echten Mehrwert bringt.

Eine zentrale Datenbank

Ebenso sollten Sie sicherstellen, dass die Schulverwaltungssoftware mit einer einzigen Datenbank arbeitet – also alles zentral verwaltet wird. Ziel ist es, die Verwaltung von Informationen und Prozessen zu optimieren.

Integration mit anderen Technologien

Ein weiterer wesentlicher Punkt ist, dass sich die Software per API mit verschiedenen Lösungen integrieren lässt. Das sorgt für Flexibilität und ermöglicht die Anpassung an die sich wandelnden Anforderungen des Schulbetriebs – etwa an Zutrittskontroll-, Zahlungs-, Rechnungs-, Buchhaltungs- oder Stundenplansysteme oder an ein LMS (Learning Management System).

Eine Schulverwaltungssoftware, die ständig aktualisiert wird und skalierbar ist

Auch wenn dieser Punkt manchmal vernachlässigt wird, sollten Sie beim Anbieter unbedingt prüfen, ob das System:

• ständig aktualisiert wird
• künftige Anforderungen abdecken kann (Skalierbarkeit)

Beim ersten Punkt ist zu bedenken, dass Cloud-Lösungen naturgemäß regelmäßig automatisch aktualisiert werden. Schulen können sich daher darauf verlassen, dass sie mit einer cloudbasierten Schulverwaltungssoftware über eine stets aktuelle Plattform verfügen.

Bei der Skalierbarkeit ist hingegen zu prüfen, ob die Software es ermöglicht, Funktionen/Module schnell und flexibel hinzuzufügen oder anzupassen, wenn sich die Anforderungen der Schule weiterentwickeln. In diesem Zusammenhang ist bei „Individuallösungen“ Vorsicht geboten, da sich Anbieter oft nur auf die aktuellen Bedürfnisse der Einrichtung konzentrieren und keinen Spielraum für spätere Änderungen oder Wachstum lassen.

Sicherheit

Einer der kritischsten Punkte: Da jede Bildungseinrichtung viele vertrauliche Informationen über Schülerinnen und Schüler, Eltern und Schulpersonal verarbeitet, muss Cybersicherheit bei der Auswahl der Schulverwaltungssoftware Priorität haben.

Vor diesem Hintergrund sollten Sie auf ein System achten, das sowohl fortschrittliche Sicherheitswerkzeuge bietet (z. B. Konfiguration über Rollen und Berechtigungen, Zugriff über HTTPS auf der gesamten Plattform, sichere Speicherung von Passwörtern, verschlüsselte Datenverarbeitung, regelmäßige Backups usw.) als auch die Umsetzung bewährter Cybersicherheitspraktiken an der Schule ermöglicht.

Letzteres ist wichtig, denn selbst wenn eine Schule über ein sicheres System verfügt, nützt dieses Sicherheitsniveau nichts, wenn es nicht von guten Praktiken der Nutzerinnen und Nutzer begleitet wird.

Denken Sie daran:

Sicherheit liegt nicht nur beim System, sondern auch bei den Nutzerinnen und Nutzern sowie bei der Administration.

Nicht verpassen: Ist Ihre Bildungssoftware darauf vorbereitet, Sicherheitslücken im System zu verhindern? So finden Sie es heraus!

Schritt 2: Was sollte ich vor der Einführung einer Schulverwaltungssoftware beachten?

Sobald die Entscheidung für eine Schulsoftware gefallen ist, sollten Sie Folgendes beachten:

Einen Einführungsplan erstellen

Wie bei jedem Technologieprojekt besteht der erste Schritt darin, eine solide Planung zu erstellen, die den Bedürfnissen der Schule entspricht. Dabei ist es besonders wichtig:

• sich über die zu erledigenden Aufgaben im Klaren zu sein
• die richtigen Verantwortlichen zu benennen
• die Verfügbarkeit der Ressourcen sicherzustellen
• die Projektmanagement-Methode zu wählen, die am besten zu den Anforderungen der Schule passt

So lässt sich ein Einführungsplan umsetzen, der die vereinbarten Fristen und den erwarteten Umfang einhält.

Verantwortliche und Ansprechpersonen benennen

Außerdem müssen sowohl die Schule als auch der Anbieter ihre jeweiligen Projektverantwortlichen benennen. Zudem sollte es auf beiden Seiten eine Ansprechperson geben, die auch eine der verantwortlichen Personen sein kann.

Ziel ist es, eine kontinuierliche Kommunikation sicherzustellen, um funktionierende Arbeitsteams aufzubauen, denn Kommunikation ist der Schlüssel zum Projekterfolg und verhindert, dass Risiken eintreten.

Einen Plan für das Change-Management entwickeln

Bei der Einführung neuer Technologien gehört Widerstand gegen Veränderungen oft zum Prozess dazu. Bei einer Software für die akademische Verwaltung kann dieser Widerstand von allen Mitgliedern der Schulgemeinschaft ausgehen: von Schülerinnen und Schülern, Eltern, Lehrkräften oder dem Verwaltungspersonal.

Deshalb empfiehlt es sich, vor Beginn des Einführungsprojekts einen Plan für das Change-Management an der Schule festzulegen. Dieser Plan sollte Aktivitäten umfassen wie:

• Informationskampagnen über die Vorteile des neuen Systems durchführen.
• Vision und Ziel der Einführung wirksam kommunizieren.
• Die künftigen Nutzerinnen und Nutzer analysieren, um zu erkennen, wer Veränderungen ablehnt, wer gleichgültig ist und wer bereit ist, die neue Technologie anzunehmen.
• Die notwendigen Schulungen durchführen, damit sich die Nutzerinnen und Nutzer an das neue System gewöhnen.

Schritt 3: Welche Faktoren sollte ich während der Einführung der Lösung berücksichtigen?

In der Einführungsphase sind folgende Faktoren wichtig:

1. Aufgaben, Zeitpläne, Verantwortliche und Meilensteine festlegen.
2. Erkenntnisse und bewährte Praktiken aus früheren Projekten teilen.
3. Eine ständige und klare Kommunikation zwischen den Projektleitungen pflegen. So wird präventiv auf den Projekterfolg hingearbeitet.
4. Das Projekt anhand von Kennzahlen (darunter der Umsetzungsgrad) überwachen und steuern.
5. Eine agile Methode zur Beseitigung von Blockaden einsetzen. Dieser Ansatz soll die Bereitstellung der Schulverwaltungssoftware schneller und effizienter machen.
6. Einen Zeitplan erstellen, in dem Aktivitäten, Fristen und Verantwortliche sichtbar sind.
7. Kommunikationskanäle zwischen den Teams festlegen.
8. Das im Change-Management-Plan festgelegte Schulungsprogramm für die Nutzerinnen und Nutzer umsetzen.

Schritt 4: Aktivitäten nach der Einführung

Auch wenn die Inbetriebnahme der Schulverwaltungssoftware das eigentliche Ziel des Einführungsprojekts ist, endet der Prozess dort nicht. Ab diesem Zeitpunkt gilt es:

• Nach dem Go-live eine Reihe von Monitoring-Terminen festzulegen, um den Systembetrieb zu stabilisieren.
• Ein Abschlussmeeting durchzuführen, in dem die Einhaltung des Zeitplans sowie die Zufriedenheit mit dem Ergebnis und der Inbetriebnahme überprüft und die im Projektverlauf gewonnenen Erkenntnisse weitergegeben werden.
• Zu prüfen, ob der Change-Management-Plan während der Einführung und des Go-lives korrekt umgesetzt wurde.

Was den Einführungsprozess der Schulverwaltungssoftware von Phidias auszeichnet

Bei Phidias haben wir einen Einführungsprozess entwickelt, der sich durch ein besonders hohes Maß an Begleitung auszeichnet. Charakteristisch ist, dass die Konfiguration des Systems gemeinsam mit dem von der Schule benannten Team erfolgt.

Darüber hinaus sorgt unser Kundenservice dafür, dass jede Schule das Maximum aus dem System herausholen kann. Dazu bieten wir individuelle Beratung, Schulungen und Konfigurationen, die auf die jeweilige Einrichtung zugeschnitten sind.

Nähe, Begleitung, Beratung und Sicherheit sind die Werte, die den Einführungsprozess der Schulverwaltungssoftware von Phidias auszeichnen. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und überzeugen Sie sich, warum die besten Privatschulen weltweit uns vertrauen!

1 The Standish Group. (2020). The CHAOS Report 2020: Beyond Infinity. [*Zum Zeitpunkt dieses Artikels zuletzt veröffentlichte Ausgabe].