Elektronische Rechnungsstellung in Kolumbien

Im digitalen Zeitalter gibt es Mechanismen, um die Echtheit online geteilter Informationen zu sichern. Einer davon ist die digitale Signatur. In Kolumbien gewinnt die digitale Signatur mit der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung an Bedeutung, und ihre Nutzung verbreitet sich rasant.

Eine elektronische Rechnung hat dieselbe Rechtswirkung wie eine Papierrechnung; beide sind gleichwertig und belegen Verkäufe von Waren und Dienstleistungen. Die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung ist in der Resolution 000030 der DIAN vom 29. April 2019 geregelt. Darin ist festgelegt, dass alle elektronischen Rechnungen eine digitale Signatur tragen müssen, die durch ein gültiges Zertifikat gestützt ist.

Um ihre elektronischen Rechnungen zu erstellen, müssen Unternehmen in Kolumbien entweder das System nutzen, das die DIAN auf ihrer Website bereitstellt, oder einen zugelassenen Technologieanbieter beauftragen. Phidias ist einer von weniger als 100 Technologieanbietern, die von der DIAN hierfür anerkannt sind. Phidias ist ein Unternehmen, das sich auf spezialisierte Dienstleistungen für Bildungseinrichtungen konzentriert, und bietet als anerkannter Technologieanbieter eine Lösung, die auf die besonderen Bedürfnisse dieser Einrichtungen zugeschnitten ist.

Der Dienst zur elektronischen Rechnungsstellung von Phidias wird mit einer festen Gebühr pro Schülerin bzw. Schüler abgerechnet. Anders als bei den meisten Anbietern erhöht die Anzahl der Rechnungen, Last- oder Gutschriften, die erstellt werden müssen, den Preis nicht. So können Schulen die Kosten für diesen Dienst ohne Überraschungen einplanen.

• Das System erstellt jede elektronische Rechnung als zwei Dateien: eine XML-Datei und ein PDF.
• Jede Rechnung ist über die von der DIAN vorgeschriebene CUFE-Nummer eindeutig identifiziert.
• Die PDF-Rechnung enthält einen QR-Code – einen zweidimensionalen Barcode mit allen Angaben zur Identifizierung des Dokuments.
• Das System übernimmt die von der DIAN geforderte Vorabvalidierung: Die Rechnungen werden zunächst an die Behörde übermittelt und nach erfolgreicher Validierung per E-Mail an die Rechnungsempfänger gesendet.
• Die erstellten Rechnungen und Dokumente werden von Phidias gespeichert und aufbewahrt, solange der Dienst aktiv ist. Auf Wunsch werden sie übergeben, damit die Schule sie so lange auf eigenen Servern speichern kann, wie sie es für nötig hält.
• Das Design der PDF-Rechnungen wurde von unserem Team sorgfältig geprüft, um ansprechende, gut lesbare Dokumente zu liefern, die automatisch mit dem Logo und den Kontaktdaten der jeweiligen Einrichtung personalisiert werden.
• Das gesamte Support-Team von Phidias steht der Schule jederzeit zur Seite – nicht nur bei der Freischaltung und Ersteinrichtung, sondern dauerhaft und ohne zusätzliche Kosten.
• Die Schule und die Familien können die ausgestellten elektronischen Rechnungen jederzeit im selben zentralen Verwaltungssystem einsehen, ohne auf andere Systeme zurückgreifen zu müssen. Eltern sehen alle schulischen, disziplinarischen und finanziellen Informationen an einem Ort.

Wir sind die beste Wahl für Schulen und Kindergärten, die elektronische Rechnungen schnell und sicher erstellen müssen.