Warum ist Business Intelligence im Bildungswesen wichtig und wofür wird es eingesetzt?

Angesichts der komplexen Anforderungen an die akademische Verwaltung ist der richtige Umgang mit Informationen heute wichtiger denn je. Idealerweise sind dafür alle Daten einer Schule in einer Bildungssoftware zentralisiert, die Business-Intelligence-Funktionen integriert.

Business Intelligence? Ganz genau! Business Intelligence (BI) ist heute dank der Erleichterungen und Vorteile, die es bietet, ein zentrales Werkzeug in der Verwaltung von Bildungseinrichtungen aller Art. Sehen wir uns im Folgenden an, warum.

Die Bedeutung von Business Intelligence im Bildungswesen

Zunächst sollten wir uns daran erinnern, dass das Hauptziel von Business Intelligence darin besteht, die Daten eines Systems in wertvolle Informationen zu verwandeln – in diesem Fall in maßgeschneiderte Berichte, die einen bestimmten Bedarf im akademischen, verhaltensbezogenen oder finanziellen Bereich abdecken.

Vor diesem Hintergrund liegt die Bedeutung von BI-Funktionen in Systemen der akademischen Verwaltung im Wesentlichen darin, dass Schulleitung und Verwaltungspersonal über Werkzeuge verfügen, die die Analyse von Informationen und die Entscheidungsfindung erleichtern.

Wenn beispielsweise die kaufmännische Leitung wissen möchte, wie lange Eltern mit ausstehendem Schulgeld durchschnittlich im Zahlungsverzug sind, liefert Business Intelligence dafür einen detaillierten Bericht für das Forderungsmanagement – auf Wunsch sogar mit dem offenen Betrag für jedes angemeldete Kind, sowohl einzeln aufgeschlüsselt als auch zusammengefasst.

BI ist für Schulen daher äußerst nützlich, denn im akademischen Bereich gibt es viele wertvolle Informationen für die Begleitung der Schülerinnen und Schüler – ganz zu schweigen von den Berichten an die Schulleitung und an die Eltern: von Noten, Verhalten und schulpsychologischen Diensten bis hin zu Leistungsberichten und vielem mehr.

Darüber hinaus ist es aus administrativer Sicht wichtig, Informationen zu Bereichen wie Rechnungsstellung, Inkasso, Forderungen, Inventar, Einkauf und weiteren grundlegenden Buchhaltungsposten geordnet und systematisch vorliegen zu haben.

Business Intelligence ermöglicht somit eine wirksame Steuerung zweier zentraler Säulen der Schulverwaltung: einerseits des akademischen Bereichs, andererseits des wirtschaftlich-administrativen Bereichs.

Welche Plattformen bieten BI für die akademische Verwaltung von Schulen?

Trotz der großen Vorteile, die BI im Bildungsbereich nachweislich bietet, haben bislang nur sehr wenige Plattformen für die akademische Verwaltung solche Funktionen integriert. Für die große Mehrheit ist dies sogar noch eine Herausforderung für die Zukunft.

Die gute Nachricht ist jedoch, dass es einige spezialisierte Unternehmen mit langjähriger Erfahrung in der akademischen Verwaltung gibt, deren Systeme diese Funktionen bereits bieten. Eines davon ist Phidias, das eine äußerst flexible Lösung für die Anforderungen jeder Bildungseinrichtung bietet, indem es:

• die Daten der Schule in einem einzigen System integriert und zentralisiert
• Informationen nach verschiedenen Kriterien ordnet, damit jede Nutzerin und jeder Nutzer sie nach eigenem Bedarf verwenden kann
• den Export von Daten in eine Excel-Datei ermöglicht und so deren Analyse, den Druck und sogar die Weitergabe an Schulleitung und Eltern erleichtert
• die Erstellung maßgeschneiderter Berichte ermöglicht
• ein modulares Design bietet, das die verschiedenen Bereiche der akademischen Verwaltung abdeckt (z. B. Aufnahme, Schülerbegleitung, Finanzen, Verwaltung, Kommunikation, Online-Prozesse, Schülerbeförderung, außerschulische Angebote usw.)
• ein Höchstmaß an Cybersicherheit gewährleistet

Heute zeichnen sich die renommiertesten Bildungseinrichtungen der Welt unbestreitbar nicht nur durch die Qualität ihres pädagogischen Angebots aus, sondern auch durch ihren Grad an technologischer Innovation, indem sie fortschrittliche Systeme für eine intelligente Verwaltung einsetzen.

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