Was braucht eine Schulverwaltungssoftware, um ein Notensystem richtig zu verwalten?

Das Notensystem ist ein zentraler Bereich der akademischen Verwaltung einer Schule. Wie einfach oder komplex es sich verwalten lässt, hängt vom eingesetzten technologischen Werkzeug ab. Daher ist es so wichtig, über eine Schulverwaltungssoftware zu verfügen, die den besonderen Anforderungen der Einrichtung gerecht wird.

Diese Software sollte helfen, alle Informationen rund um das Bewertungssystem der Schule zu koordinieren (das auf viele Arten und in unterschiedlichen Formaten umgesetzt werden kann), um die Arbeit von Verwaltung und Lehrkräften sowie die Kommunikation mit der gesamten Schulgemeinschaft zu erleichtern.

Im Folgenden zeigen wir, was eine Schulverwaltungssoftware braucht, um ein Notensystem wirklich angemessen zu verwalten.

Worauf es bei der Bewertung einer Schulverwaltungssoftware ankommt

• Das System entspricht dem Notenschema der Schule

Eines der wichtigsten Kriterien, ob eine Schulverwaltungssoftware für die Verwaltung der Leistungsbewertungen geeignet ist, besteht darin, dass sie das von der Schule festgelegte Notenschema abbildet. Ob dieses auf Rundung, gewichtetem Durchschnitt, numerischen Noten, arithmetischem Mittel oder anderem beruht – die erste Prüfung ist, ob sich die Software entsprechend konfigurieren lässt.

Natürlich ist jede Schule anders. Manche bewerten eher qualitativ, andere eher quantitativ. Einige nutzen in bestimmten Fächern sogar unterschiedliche Bewertungsformen. Deshalb muss die Schule ーinsbesondere die pädagogische Leitungー bei der Suche nach einer Schulverwaltungssoftware das verwendete Notenschema sehr klar und präzise kommunizieren.

• Die Schulverwaltungssoftware passt sich den Bewertungszeiträumen an

Schulen unterteilen ihr Schuljahr in der Regel in Abschnitte. Eine gute Schulverwaltungssoftware muss daher flexibel genug sein, um sich an diese Zeiträume anzupassen und die Noten jedes Schülers bzw. jeder Schülerin im gewählten Zeitraum zu erfassen.

Außerdem müssen sich die Zeiträume für Erfassung, Abfrage und Abschluss konfigurieren lassen. Andernfalls kann es beim Drucken oder Versenden der Zeugnisse zu Unstimmigkeiten kommen.

So wird eine korrekte Nachverfolgung der Lernentwicklung der Schülerschaft sichergestellt und die Einsicht für die von der Schule vorgesehenen Nutzerinnen und Nutzer erleichtert.

• Die Zeugnisse entsprechen den Anforderungen der Schule

Ebenso entscheidend ist, dass die einzuführende Schulverwaltungssoftware die Zeugnisse genau so erstellt, wie die Einrichtung sie benötigt.

Verwendet die Schule beispielsweise mehrere Notenschemata, muss die Software flexibel genug sein, um sie zu kombinieren und die Informationen im endgültigen Dokument darzustellen.

Das ist wichtig, denn so überraschend es klingen mag: Nicht alle Systeme für die akademische Verwaltung geben die Noten korrekt in den Zeugnissen wieder – selbst wenn die erfassten Daten den Kriterien des Notenschemas und der Bewertungszeiträume entsprechen.

Profi-Tipp:Achten Sie nicht nur darauf, dass die Noteninformationen korrekt in die Zeugnisvorlagen übernommen werden, sondern auch darauf, dass sich diese Vorlagen an die Anforderungen der Schule anpassen lassen.

• Die Schulverwaltungssoftware bietet angemessenen Support

Zu guter Letzt ist es unerlässlich, sicherzustellen, dass der Anbieter der Schulverwaltungssoftware einen guten Support bietet.

Manche Unternehmen berechnen ihre Leistungen „nach Bedarf“, das heißt, jeder Anruf ist kostenpflichtig oder es gibt feste Supportzeiten. Entscheidend ist jedoch, dass der Anbieter die Anforderungen der Schule wirklich kennt und erreichbar ist, wenn er gebraucht wird. Eine sofortige Antwort kann nicht immer garantiert werden, sie sollte aber innerhalb von höchstens 48 Stunden erfolgen.

Wie sollte die Schulverwaltungssoftware einer Schule also beschaffen sein?

Kurz gesagt: Wie jedes IT-System muss eine Schulverwaltungssoftware drei Eigenschaften mitbringen: Flexibilität, Robustheit und einen hervorragenden Support.

Flexibel, damit sich das System an die Arbeitsweise der Einrichtung anpasst. Robust in der Infrastruktur, damit es viele gleichzeitige Nutzerinnen und Nutzer sowie alle Aktionen auf der Plattform ohne Stockungen oder Datenbankausfälle bewältigt – besonders zu „Stoßzeiten“ wie den Tagen, an denen Noten erfasst oder abgerufen werden.

Denn es gibt akademische Systeme, die starr sind und keine Konfiguration von Funktionen zulassen oder die blockieren, wenn mehrere Nutzer gleichzeitig darauf zugreifen möchten.

Und schließlich ein hervorragender Support, der jederzeit den optimalen Betrieb der Software gewährleistet. Denn selbst das beste akademische System führt unweigerlich zu unbefriedigenden Ergebnissen, wenn das Unternehmen dahinter nur mangelhaften Support bietet.

Phidias: Ein flexibles, robustes System für die akademische Verwaltung mit außergewöhnlichem Support

Phidias ist eine spezialisierte Software, die die Verwaltung von Schulen erleichtert, indem sie alle Informationen verwaltet und zentralisiert. Dank ihrer Flexibilität gibt es praktisch für jede Einrichtung ein eigenes Phidias.

Mit unserem System können Sie:

• das Notenschema anpassen
• die Erfassung, Abfrage und Übermittlung akademischer Informationen beschleunigen
• Zeugnisse individuell gestalten, mit der Möglichkeit, digital signierte Dokumente zu erstellen
• Auszeichnungen und Belobigungen schnell und einfach erfassen
• Leistungsberichte mit aktuellen Echtzeitdaten erstellen
• die Kommunikation in der Schulgemeinschaft bei einem zentralen Thema erleichtern: der Bewertung und Nachverfolgung von Leistungen
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Darüber hinaus sorgen das hohe Maß an Cybersicherheit und die robuste Infrastruktur dafür, dass alle Aktivitäten reibungslos ablaufen und das Risiko von Sicherheitslücken minimiert wird. Kontaktieren Sie uns – wir zeigen Ihnen, wie Phidias Schulen hilft, ihre Informationen effizient zu verwalten!