Die Einführung von Lernsoftware für Schulen ist eine Entscheidung, die nicht leichtfertig getroffen werden sollte. Da dieses System das Mittel zur Optimierung der Verwaltung der Einrichtung sein wird, sollten Sie jedem Schritt des Prozesses große Aufmerksamkeit schenken, von der Auswahl über die Implementierung und Inbetriebnahme bis hin zur ständigen Überwachung, sobald es in Betrieb ist.
Nach Angaben der Standish Group scheitern 83,9 % der IT-Projekte1.Dies stellt zweifellos eine Herausforderung für die Einrichtung dar, die eine Lösung umsetzen möchte, die die Dynamik der Bildungseinrichtung beeinflusst.
Deshalb geben wir in dieser Publikation einige der wichtigsten Tipps für die Einführung von Schulsoftware, damit das Projekt ein Erfolg wird.
Inhaltsübersicht
- Schritt 1: Wie wähle ich die richtige Schulsoftware für meine Schule aus?
- Schritt 2: Was muss ich vor der Einführung von Schulsoftware beachten?
- Schritt 3: Welche Faktoren sollte ich bei der Implementierung der Lösung berücksichtigen?
- Schritt 4. Aktivitäten nach der Implementierung
- Was macht den Prozess der Implementierung der Phidias-Software für Schulen anders
Schritt 1: Wie wähle ich die richtige Schulsoftware für meine Schule aus?
Bei der Suche nach akademischer Software für Schulen sollten Sie unbedingt die folgenden Punkte beachten:
Die Prozesslandkarte
Zunächst muss klar sein, welche Prozesse im Rahmen des zu implementierenden Systems verwaltet werden sollen. Wenn zum Beispiel von einer Schulsoftware erwartet wird, dass sie die gesamte akademische Verwaltung optimiert, muss der Umfang des Systems bekannt sein, um die Erwartungen einzugrenzen und sich auf das zu konzentrieren, was einen Mehrwert für die Prozesse der Einrichtung darstellt.
Eine zentralisierte Datenbank
Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Schulsoftware die Verwaltung einer einzigen Datenbank ermöglicht, d. h. dass alles zentralisiert ist. Ziel ist es, die Verwaltung von Informationen und Prozessen zu optimieren.
Integration mit anderen Technologien
Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Software über eine API in verschiedene Lösungen integriert werden kann, da dies für Flexibilität sorgt und die Anpassung an sich ändernde Umgebungen, die für den Betrieb der Einrichtung spezifisch sind, ermöglicht. Zum Beispiel Zugangskontrollsysteme, Zahlungssysteme, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Stundenplanverwaltung oder ein LMS(Learning Management System).
Akademische Software für Schulen sollte ständig aktualisiert werden und skalierbar sein.
Obwohl dies einer der Punkte ist, die manchmal übersehen werden, ist es wichtig, sich beim Lieferanten zu vergewissern, dass das System vorhanden ist:
- Ständig auf dem Laufenden gehalten werden
- Ermöglicht die Deckung des künftigen Bedarfs (Skalierbarkeit)
Was den ersten Faktor betrifft, so ist zu bedenken, dass Cloud-Lösungen von Natur aus regelmäßig automatische Systemaktualisierungen vornehmen. Folglich können Schulen darauf vertrauen, dass sie mit Cloud-basierter akademischer Software eine Plattform haben, die immer auf dem neuesten Stand ist.
Wenn wir hingegen von Skalierbarkeit sprechen, sollte bewertet werden, ob die betreffende Software die Möglichkeit bietet, Funktionalitäten/Module schnell und flexibel entsprechend der Entwicklung der Anforderungen der Schule hinzuzufügen oder zu ändern. In diesem Sinne ist es ratsam, mit "maßgeschneiderten Lösungen" vorsichtig zu sein, da sich die Anbieter in vielen Fällen nur auf die Deckung des aktuellen Bedarfs der Einrichtung konzentrieren und keinen Raum für mögliche künftige Änderungen oder Wachstum lassen.
Sicher sein
Das ist einer der wichtigsten Punkte. Da jede Bildungseinrichtung mit vielen vertraulichen Informationen von Schülern, Eltern und Schulpersonal umgeht, sollte die Cybersicherheit bei der Auswahl von Schulsoftware für Schulen eine Priorität sein.
In diesem Zusammenhang ist es notwendig, ein System zu gewährleisten, das sowohl fortschrittliche Sicherheitstools bietet(z. B. Konfiguration auf der Grundlage von Rollen und Berechtigungen, Zugang über das HTTPS-Protokoll über die gesamte Plattform, sichere Speicherung von Passwörtern, verschlüsselte Datenverwaltung, häufige Backups usw.) als auch die Umsetzung guter Cybersicherheitspraktiken in der Schule ermöglicht.
Letzteres ist wichtig, denn selbst wenn eine Schule über ein sicheres System verfügt, nützt ein solches Maß an Sicherheit nichts, wenn es nicht von guten Praktiken seitens der Nutzer begleitet wird.
Erinnern Sie sich:
Die Sicherheit liegt nicht nur in der Verantwortung des Systems, sondern auch der Benutzer und des Administrators.
Verpassen Sie es nicht: Ist Ihre Bildungssoftware darauf vorbereitet, eine Systemschwachstelle zu verhindern? Finden Sie heraus, wie Sie sie bewerten können!
Schritt 2: Was muss ich vor der Einführung von Schulsoftware beachten?
Wenn Sie sich für die Einführung einer Schulsoftware entschieden haben, müssen Sie Folgendes beachten:
Erstellung eines Durchführungsplans
Wie bei jedem Technologieprojekt ist der erste Schritt eine solide Planung, um den Bedürfnissen der Schule gerecht zu werden, was sehr wichtig ist:
- Seien Sie sich über die zu erfüllenden Aufgaben im Klaren
- Beauftragung der richtigen Personen mit der Durchführung
- Sicherstellung der Verfügbarkeit von Ressourcen
- Auswahl der Projektmanagement-Methode, die am besten zu den Anforderungen des Bildungszentrums passt
Auf diese Weise wird es möglich sein, einen Umsetzungsplan innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens und mit dem erwarteten Umfang zu verwirklichen.
Auswahl von Entscheidungsträgern und Managern
Darüber hinaus müssen sowohl die Schule als auch der Anbieter ihre jeweiligen Projektmanager und Projektleiter auswählen. Außerdem muss es für jede der Parteien einen Gesprächspartner geben, bei dem es sich auch um einen der Projektleiter handeln kann.
Ziel ist es, eine kontinuierliche Kommunikation zu gewährleisten , um funktionierende Arbeitsteams zu bilden, denn die Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg des Projekts und verhindert, dass Risiken auftreten.
Entwicklung eines Plans für das Änderungsmanagement
Wenn es um die Einführung von Technologien geht, ist der Widerstand gegen Veränderungen oft Teil des Prozesses. Im Falle der akademischen Verwaltungssoftware kann dieser Widerstand von jedem Mitglied der Bildungsgemeinschaft kommen: von Studierenden, Eltern, Lehrkräften oder Verwaltungsangestellten.
Aus diesem Grund ist es ratsam, vor Beginn des Einführungsprojekts einen Plan für das Veränderungsmanagement innerhalb der Schule zu erstellen. Dieser Plan sollte unter anderem folgende Aktivitäten umfassen:
- Durchführung von Sozialisierungskampagnen über die Vorteile des einzuführenden Systems.
- Gewährleistung einer wirksamen Kommunikation der Vision und des Ziels der Umsetzung.
- Führen Sie eine Analyse der künftigen Nutzer durch, um festzustellen, welche Nutzer sich dem Wandel widersetzen, welche gleichgültig sind und welche bereit sind, die neue Technologie zu übernehmen.
- Durchführung der erforderlichen Schulungen für die Benutzer zur Anpassung an das neue System.
Schritt 3: Welche Faktoren sollte ich bei der Implementierung der Lösung berücksichtigen?
In der Umsetzungsphase sind jedoch folgende wichtige Faktoren zu berücksichtigen:
- Festlegung von Aufgaben, Zeitplänen, Verantwortlichen und Meilensteinen.
- Austausch von Erkenntnissen und bewährten Verfahren aus früheren Projekten.
- Aufrechterhaltung einer konstanten und durchsetzungsfähigen Kommunikation zwischen den Projektleitern. Auf diese Weise werden vorbeugende Maßnahmen ergriffen, um den Erfolg des Projekts zu sichern.
- Das Projekt sollte auch mit Hilfe von Managementindikatoren (einschließlich der Durchführungsrate) überwacht und kontrolliert werden.
- Anwendung einer agilen Methodik zur Beseitigung von Engpässen. Dieser Ansatz zielt darauf ab, den Prozess der Bereitstellung von akademischer Software für Schulen schneller und effizienter zu gestalten.
- Erstellen Sie ein Chronogramm, in dem Aktivitäten, Zeiten und Verantwortliche visualisiert werden können.
- Legen Sie Kommunikationskanäle zwischen den Teams fest.
- Umsetzung des im Rahmen des Änderungsmanagementplans festgelegten Schulungsprogramms für die Benutzer.
Schritt 4. Aktivitäten nach der Implementierung
Die Inbetriebnahme der Schulsoftware ist zwar das Endziel des Einführungsprojekts, aber damit ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Von diesem Zeitpunkt an ist es notwendig:
- Einrichtung einer Reihe von Überwachungssitzungen nach der Produktion, um das Funktionieren des Systems zu stabilisieren.
- Führen Sie eine Projektabschlussbesprechung durch, um die Einhaltung des Zeitplans sowie den Grad der Zufriedenheit mit der Leistung und der Inbetriebnahme zu überprüfen und um die im Laufe des Projekts gewonnenen Erkenntnisse zu vermitteln.
- Überprüfen Sie, ob der Änderungsmanagementplan während des Implementierungsprozesses und der Inbetriebnahme korrekt ausgeführt wurde.
Was macht den Prozess der Implementierung der Phidias-Software für Schulen anders
Bei Phidias ist es uns gelungen, einen Implementierungsprozess zu entwickeln, der sich durch sein hohes Maß an Unterstützung auszeichnet. Es zeichnet sich dadurch aus, dass die Konfiguration des Systems Hand in Hand mit dem von der Schule beauftragten Team erfolgt.
Auch unser Kundendienst ist bestrebt, dafür zu sorgen, dass jede Schule das System optimal nutzen kann. Zu diesem Zweck führen wir eine individuelle Beratung, Schulung und Parametrisierung durch, die auf die Bedürfnisse der Einrichtung zugeschnitten ist.
So sind Nähe, Unterstützung, Beratung und Sicherheit die Werte, die den Implementierungsprozess der Schulsoftware Phidias auszeichnen. Kontaktieren Sie uns und sehen Sie, warum die besten öffentlichen Schulen der Welt uns vertrauen!
1 The Standish Group (2020). Der CHAOS-Bericht 2020: Jenseits der Unendlichkeit. [*Aktuelle Ausgabe zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels].
