Datenschutzerklärung und Richtlinie zur Datenverarbeitung

Verantwortlicher

Gemäß den Bestimmungen des kolumbianischen Gesetzes 1581 von 2012, des Dekrets 1377 von 2013, des Dekrets 1074 von 2015, des Dekrets 1078 von 2015 und des Rundschreibens SIC 002 von 2015 wird die vorliegende Richtlinie zur Informationsverarbeitung der Phidias S.A.S. erlassen.

Allgemeine Begriffsbestimmungen

• Einwilligung: vorherige, ausdrückliche und informierte Zustimmung der betroffenen Person zur Verarbeitung personenbezogener Daten.
• Datenbank: organisierte Sammlung personenbezogener Daten, die Gegenstand einer Verarbeitung ist.
• Personenbezogene Daten: alle Informationen, die mit einer oder mehreren bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Personen verknüpft sind oder mit ihnen in Verbindung gebracht werden können.
• Auftragsverarbeiter: Person, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet.
• Verantwortlicher: Person, die über die Datenbank und/oder die Verarbeitung der Daten entscheidet.
• Betroffene Person: natürliche Person, deren personenbezogene Daten Gegenstand der Verarbeitung sind.
• Verarbeitung: jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten: Erhebung, Speicherung, Nutzung, Übermittlung oder Löschung.

Die von Phidias S.A.S. in ihrer Eigenschaft als Verantwortliche oder Auftragsverarbeiterin verwahrten personenbezogenen Daten werden unter Einhaltung der Grundsätze und Vorschriften des Gesetzes 1581 von 2012, des Dekrets 1377 von 2013 und aller weiteren Vorschriften verarbeitet, die diese ergänzen oder ändern.

Zwecke je Datenbank

Die im Besitz von Phidias S.A.S. befindlichen personenbezogenen Daten werden für jede Datenbank des Datenschutzprogramms zu den folgenden Zwecken verarbeitet:

1. Interessenten (potenzielle Kunden)

• Führung eines Verzeichnisses potenzieller Kunden und Kontaktaufnahme mit ihnen, um Dienstleistungen und/oder Produkte anzubieten.
• Bereitstellung von Informationen zu Dienstleistungen, Angeboten, Aktionen, Partnerschaften, Schulungen und Inhalten.
• Erstellung statistischer Studien, Umfragen und Analysen von Markttrends.

2. Kunden

• Aufrechterhaltung und Verwaltung der vertraglichen und geschäftlichen Beziehung.
• Versand von Informationsmitteilungen, Auskunftsersuchen oder Zahlungsaufforderungen.
• Durchführung statistischer Studien und Zufriedenheitsumfragen.
• Versand von Produkt- und Dienstleistungsangeboten sowie Marketingaktivitäten.
• Durchsetzung der Vertragserfüllung und Prüfung von Handels-, Steuer- und Gesellschaftsmeldungen.

3. Auswahlverfahren

• Führung eines Verzeichnisses möglicher Beschäftigter und Auftragnehmer.
• Identifizierung der Bewerberinnen und Bewerber und Kontaktaufnahme über die von ihnen angegebenen Kanäle.
• Berücksichtigung der Bewerberinnen und Bewerber für aktuelle oder künftige offene Stellen.

4. Beschäftigte

• Feststellung der Eignung und Nachverfolgung der Arbeitsleistung.
• Gewährleistung von Schutz und Zugangskontrolle (Biometrie, Videoüberwachung, Arbeitsschutz).
• Kontrolle von Gehaltszahlungen, Sozialversicherungsbeiträgen und Lohnnebenabgaben sowie Erfüllung gesetzlicher Vorschriften.

5. Lieferanten

• Einholung von Angeboten und Prüfung von Dokumenten.
• Aktualisierung von Informationen, Überwachung von Verträgen und Durchsetzung ihrer Erfüllung.

6. Fingerabdrücke von Beschäftigten (Sicherheit)

• Kontrolle der Zutrittserfassung der Mitarbeitenden.
• Physischer Zugang zu den Räumlichkeiten von Phidias.

7. Gesellschafter und Aktionäre

• Einberufung von Vorstands- und Gesellschafterversammlungen und Versand der zugehörigen Informationen, Eintragung bei der Handelskammer und Unterzeichnung von Protokollen.

Verarbeitung von Daten Minderjähriger

Phidias verarbeitet personenbezogene Daten von Minderjährigen nur, wenn diese öffentlicher Natur sind oder aus Informationen stammen, die Beschäftigte oder Auftragnehmer bei ihrer Einstellung bereitgestellt haben, und zwar mit vorheriger Einwilligung ihrer gesetzlichen Vertreter.

Die Verarbeitung richtet sich stets nach dem übergeordneten Interesse von Kindern und Jugendlichen und wahrt dieses. Werden die Daten von Kunden (Bildungseinrichtungen) erhoben, handelt Phidias als „Auftragsverarbeiter“ und erhebt oder verarbeitet diese Informationen in keinem Fall.

Rechte der betroffenen Person

• Ihre personenbezogenen Daten gegenüber Phidias S.A.S. einzusehen, zu aktualisieren und zu berichtigen.
• Einen Nachweis der Einwilligung in die Verarbeitung anzufordern.
• Über die Verwendung der Daten informiert zu werden, wenn keine vorherige Einwilligung vorliegt.
• Beschwerden bei Phidias S.A.S. oder bei der Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) einzureichen.
• Die Einwilligung zu widerrufen und/oder die Löschung ihrer Daten zu verlangen, sofern keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zum Verbleib in der Datenbank besteht.

Anfragen, Beschwerden und Reklamationen

Zur Ausübung des Habeas-Data-Rechts kann sich die betroffene Person per E-Mail an seguridad@phidias.com.co wenden, mit dem Betreff „Protección de datos personales“. Die Anfrage wird vom Informationssicherheitsbeauftragten gemeinsam mit dem gesetzlichen Vertreter bearbeitet.

Nach Eingang der Anfrage antwortet Phidias S.A.S. innerhalb der gesetzlichen Frist von fünfzehn (15) Werktagen, die nach vorheriger Mitteilung an die Person, die das Recht ausübt, um weitere acht (8) Tage verlängert werden kann.

Grundsätze der Verarbeitung

• Rechtmäßigkeit: Die Verarbeitung entspricht den gesetzlichen Vorgaben.
• Zweckbindung: Die Daten werden ausschließlich für die beschriebenen Zwecke verwendet.
• Transparenz: Das Recht der betroffenen Person, die erhobenen Daten und deren Verarbeitung zu kennen, wird gewährleistet.
• Sicherheit: Es werden die erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um Verfälschung, Verlust oder unbefugten Zugriff zu verhindern.
• Vertraulichkeit: Die Informationen werden vertraulich behandelt, auch nach Beendigung der Verarbeitungsbeziehung.
• Wahrhaftigkeit bzw. Qualität: Die Informationen sind wahrheitsgemäß, vollständig, genau, aktuell und überprüfbar.
• Beschränkter Zugang und beschränkte Weitergabe: Die Verarbeitung unterliegt den gesetzlichen Grenzen und erfolgt nur durch befugte Personen.

Sicherheitsmaßnahmen

Die Sicherheitsmaßnahmen von Phidias S.A.S. entsprechen den gesetzlichen Vorgaben, um eine angemessene Verarbeitung zu gewährleisten und das Risiko von unbefugtem Zugriff, Änderung, Löschung, Verlust oder Missbrauch der Daten zu minimieren und so deren Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit zu schützen.

Das Unternehmen hat ein umfassendes Programm zum Schutz personenbezogener Daten (PIPDP) und ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS, span. SGSI) eingeführt, das auf den Normen der ISO 27001 und dem Cybersecurity-Framework des NIST basiert und den gesamten Lebenszyklus der Daten von der Erhebung bis zur Löschung abdeckt.

Pflichten des Verantwortlichen

• Der betroffenen Person die vollständige und wirksame Ausübung des Habeas-Data-Rechts zu gewährleisten.
• Eine Kopie der von der betroffenen Person erteilten Einwilligung aufzubewahren.
• Über den Zweck der Erhebung und die Rechte der betroffenen Person zu informieren.
• Die Informationen unter angemessenen Sicherheitsbedingungen aufzubewahren.
• Die Informationen wahrheitsgemäß, vollständig, genau und aktuell zu halten und sie zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind.
• Anfragen und Beschwerden zu bearbeiten und ein internes Handbuch mit Richtlinien und Verfahren einzuführen.
• Die Datenschutzbehörde über Sicherheitsverletzungen zu informieren und die Anforderungen der SIC zu erfüllen.

Geltung und Aktualisierungen

Dieses Dokument gilt ab dem 9. September 2021. Die Daten verbleiben so lange in den Datenbanken von Phidias S.A.S., wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist.

• 9. September 2021: Neustrukturierung der Richtlinie und Registrierung der bestehenden Datenbanken und ihrer Zwecke.
• 9. Januar 2025: Aktualisierung der Angaben zum Sicherheitsbeauftragten und der geltenden Vorschriften.

Phidias Software S.L. (Spanien — DSGVO)

Ihre Daten werden in das Verarbeitungssystem aufgenommen, dessen Inhaberin Phidias Software S.L. ist. Die Zwecke, Aufbewahrungsfristen und Rechtsgrundlagen sind:

Rechte der betroffenen Personen

Sie können Ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Löschung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch ausüben sowie Ihre Einwilligung widerrufen, indem Sie sich schriftlich an die angegebene Postanschrift oder per E-Mail an juan.cortes@phidias.es wenden und einen Identitätsnachweis beifügen. Sie können außerdem eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde (Agencia Española de Protección de Datos) einreichen.

Dieses Dokument gibt die Richtlinie zur Datenverarbeitung der Phidias S.A.S. (Kolumbien) und die Datenschutzerklärung der Phidias Software S.L. (Spanien) wieder. Diese Übersetzung dient nur zur Information. Rechtlich maßgeblich ist die spanische Fassung.