POLITIK ZUR VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN - PHIDIAS S.A.S.

In Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Gesetzes 1581 aus dem Jahr 2012, der Verordnung 1377 aus dem Jahr 2013, der Verordnung 1074 aus dem Jahr 2015, der Verordnung 1078 aus dem Jahr 2015 und des Rundschreibens SIC 002 aus dem Jahr 2015 wird die vorliegende Informationsverarbeitungspolitik von Phidias S.A.S. veröffentlicht. Die Daten von Phidias als "Verantwortlicher" für die Datenverarbeitung werden im Folgenden beschrieben:

Name des Unternehmens: Phidias S.A.S.
Steueridentifikationsnummer - NIT: 830.502.641-7
Adresse: Avenida 4 norte # 6N-67 oficina 706, Edificio Siglo XXI, Cali (Valle del Cauca)
Telefon: (571) 508 70 55
Persönlicher Datenschutzbeauftragter: Angel Díaz
E-Mail: seguridad@phidias.com.co

ALLGEMEINE DEFINITIONEN
a. Genehmigung: Vorherige, ausdrückliche und in Kenntnis der Sachlage erteilte Zustimmung der betroffenen Person zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten.
b. Datenbank: Organisierte Menge personenbezogener Daten, die Gegenstand der Verarbeitung ist.
c. Personenbezogene Daten: Alle Informationen, die mit einer oder mehreren bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Personen in Verbindung stehen oder gebracht werden können.
d. Datenverarbeiter: Jede natürliche oder juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts, die allein oder im Verbund mit anderen die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des für die Verarbeitung Verantwortlichen vornimmt.
e. Für die Datenverarbeitung Verantwortlicher: Eine natürliche oder juristische Person des öffentlichen oder privaten Rechts, die allein oder in Zusammenarbeit mit anderen über die Datenbank und/oder die Verarbeitung der Daten entscheidet.
f. Für die Verarbeitung Verantwortlicher: Natürliche Person, deren personenbezogene Daten Gegenstand der Verarbeitung sind.
g. Verarbeitung: Jeder Vorgang oder jede Reihe von Vorgängen im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie z. B. Erhebung, Speicherung, Verwendung, Weitergabe oder Löschung.

Die personenbezogenen Daten, über die PHIDIAS S.A.S. in seiner Eigenschaft als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter verfügt, werden in Übereinstimmung mit den Grundsätzen und Vorschriften des kolumbianischen Rechts gemäß den Bestimmungen des Gesetzes 1581 aus dem Jahr 2012, mit dem die allgemeine Regelung zum Schutz personenbezogener Daten erlassen wurde, dem Dekret 1377 aus dem Jahr 2013 und anderen Vorschriften, die diese ergänzen oder ändern, behandelt.

ZWECKE LAUT DATENBANK
Die im Besitz von PHIDIAS S.A.S. befindlichen personenbezogenen Daten werden gemäß den folgenden allgemeinen Zwecken für jede der im Programm zum Schutz personenbezogener Daten genannten Datenbanken verarbeitet:

PHIDIAS S.A.S. sammelt Daten von seinen potenziellen Kunden für die folgenden Zwecke:
a. Führen Sie eine Liste potenzieller Kunden und nehmen Sie Kontakt mit ihnen auf, um ihnen Dienstleistungen und/oder Produkte anzubieten.
b. Angebot von Informationen über die bereitgestellten Mittel (E-Mail, Festnetz- und Mobiltelefon, physische Adresse) in Bezug auf unsere Dienstleistungen, Angebote, Werbeaktionen, Partnerschaften, Wettbewerbe, Schulungen, Inhalte usw.
c. Ausarbeitung von statistischen Studien, Erhebungen, Analysen von Markttrends und Erhebungen über den Kundenbedarf.

2. PHIDIAS S.A.S. erhebt personenbezogene Daten seiner Kunden für die folgenden Zwecke:
a. Pflege und Verwaltung der für die Aufrechterhaltung der vertraglichen und geschäftlichen Beziehungen erforderlichen Informationen.
b. Versendung jeglicher Art von informativen Mitteilungen, Informationsanfragen oder Zahlungsaufforderungen an den Kunden über die verschiedenen von Phidias bereitgestellten Kanäle.
c. Erstellung von statistischen Studien, Erhebungen, Analysen von Markttrends, Umfragen zur Zufriedenheit mit den von Phidias erbrachten Dienstleistungen.
d. Zusendung von Informationen und Angeboten von Produkten und Dienstleistungen von Phidias und seinen möglichen Partnern sowie Durchführung von Marketingaktivitäten und/oder Vermarktung von Dienstleistungen und/oder Produkten über die verschiedenen von Phidias eingerichteten Handelskanäle (Serviceportfolio, E-Mail, Telefonanrufe usw.).
e. Segmentierung von Daten, um neue Dienstleistungen oder Produkte von Phidias anzubieten.
f. Durchsetzung der Erfüllung von Verträgen.
g. Validierung und Bereitstellung von Berichten über wirtschaftliche, steuerliche und unternehmensbezogene Informationen.
h. Validierung, Legalisierung und Ausstellung von Versicherungspolicen usw.

Auf der anderen Seite hat Phidias die Rolle des "Data Controller" der persönlichen Daten, die von seinen Kunden (Bildungseinrichtungen) gesammelt werden, in Verbindung mit Studenten (Minderjährige und Erwachsene), Mitarbeitern, Familienmitgliedern usw.; und als Data Controller ist Phidias dafür verantwortlich, die Sicherheit dieser Daten in Bezug auf Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit zu schützen, zu sichern und zu garantieren. In keinem Fall und unter keinen Umständen sammelt Phidias diese Informationen unter eigenem Namen.

3. PHIDIAS S.A.S. sammelt Daten aus seinen Auswahlverfahren für die folgenden Zwecke:
a. Führung eines Verzeichnisses potenzieller Angestellter und unabhängiger Auftragnehmer, die je nach den Bedürfnissen von Phidias kontaktiert werden sollen.
b. Sie als Bewerber und/oder künftigen Arbeitnehmer oder unabhängigen Auftragnehmer zu identifizieren, der über die verschiedenen bereitgestellten Mittel wie Festnetz- und Mobiltelefone, E-Mail, physische Adresse usw. konsultiert oder kontaktiert werden kann.
c. Prüfung von Bewerbern als Kandidaten für derzeitige oder künftige freie Stellen entsprechend ihren Fähigkeiten und Neigungen im Hinblick auf die Anforderungen der von Phidias gewünschten Stelle.

4. PHIDIAS S.A.S. erhebt Daten von seinen Mitarbeitern zu folgenden Zwecken:
a. die Eignung seiner Mitarbeiter für die Ausübung der ihnen zugewiesenen Aufgaben zu ermitteln.
b. Ihre Arbeitsleistung zu überwachen.
c. Aufrechterhaltung des Nachweises der Vertragstreue.
d. Gewährleistung ihrer Sicherheit und Zugangskontrolle durch den Einsatz von biometrischen Geräten, Videoüberwachungskameras und Arbeitsschutzsystemen.
e. Kontrolle der Gehälter, der Sozialversicherung und der steuerähnlichen Zahlungen.
f. Bereitstellung von Informationen für die Kontrollstellen, die diese benötigen.
g. Einhaltung der gesetzlichen, satzungsmäßigen und/oder behördlichen Bestimmungen.
h. Festlegung des Arbeitsvertrags und der Arbeitsbedingungen für den Arbeitnehmer.
i. Bewertung des Gesundheitszustands des Arbeitnehmers in Abhängigkeit von den Funktionen, die er im Rahmen seiner Verantwortung ausübt.
j. Pflege der Beziehungen und Kommunikation mit ehemaligen Mitarbeitern im Hinblick auf künftige Stellenangebote, Abwicklungsfragen nach der Kündigung (falls erforderlich) und Validierung von Informationen in Notfällen oder bei Anfragen von Kontrollstellen.

5. PHIDIAS S.A.S. erhebt Daten von seinen Lieferanten von Vorleistungen und Dienstleistungen für die folgenden Zwecke:
a. Um Angebote für Dienstleistungen und Produkte anzufordern.
b. Überprüfen Sie den Versand und den Empfang von Dokumenten.
c. Aktualisieren Sie Lieferanten- und Kontaktinformationen in den Phidias-Datenbanken.
d. Bitten Sie um Erläuterungen zu Angeboten und/oder Dienstleistungen.
e. Beaufsichtigung und Überwachung der korrekten und ordnungsgemäßen Ausführung von Verträgen (falls zutreffend).
f. die Erfüllung von Verträgen und/oder die Lieferung von Produkten und Dienstleistungen zu den vereinbarten Terminen zu verlangen.
g. Erstellung von Berichten über Handels-, Steuer- und Unternehmensinformationen.
h. Validierung, Legalisierung und Abschluss von Versicherungspolicen usw.

6. PHIDIAS S.A.S. sammelt die Fingerabdrücke seiner Mitarbeiter zu folgenden (Sicherheits-)Zwecken:
a. Kontrolle des Eintragsdatensatzes der Mitarbeiter.
b. Physischen Zugang zu den Einrichtungen von Phidias zu haben.

7. PHIDIAS S.A.S. sammelt Daten von seinen Mitgliedern und Aktionären für folgende Zwecke:
a. Einberufung von Sitzungen des Verwaltungsrats und von Versammlungen.
b. Übermittlung relevanter Informationen für Vorstandssitzungen und Versammlungen.
c. Melden Sie sich bei der Handelskammer an.
d. Unterzeichnung der Sitzungsprotokolle.

DATENVERARBEITUNG VON MINDERJÄHRIGEN
Phidias darf personenbezogene Daten von Minderjährigen nur dann verarbeiten, wenn diese Daten öffentlicher Natur sind oder aus Informationen stammen, die von Angestellten oder Auftragnehmern zum Zeitpunkt ihrer Beschäftigung oder Erbringung von Dienstleistungen bei Phidias zur Verfügung gestellt wurden, unter der Voraussetzung, dass dies zuvor von ihren Vertretern genehmigt wurde. Dies geschieht in Übereinstimmung mit den Bestimmungen von Artikel 7 des Gesetzes 1581 von 2012.

In jedem Fall wird die von Phidias durchgeführte Behandlung stets dem Wohl der Kinder und Jugendlichen entsprechen und die Achtung ihrer Grundrechte gewährleisten.

Im Falle der Daten von Minderjährigen, die von den Kunden (Bildungseinrichtungen) gesammelt werden, übt Phidias die Rolle des "Data Controller" aus, und als Verantwortlicher für diese Daten ist es seine Aufgabe, sie zu schützen, zu pflegen und ihre Sicherheit in Bezug auf Verfügbarkeit, Integrität, Vertraulichkeit und Datenschutz zu gewährleisten. In keinem Fall und unter keinen Umständen sammelt Phidias diese Informationen unter eigenem Namen.

Die Schulen als "Verantwortliche" für die Datenerfassung sind für die korrekte Zuweisung von Privilegien über die Optionen des Systems Phidias Academic in Bezug auf den Zugang zu den Informationen von Schülern (Minderjährige und Erwachsene), Mitarbeitern, Familienmitgliedern usw. verantwortlich, für die Phidias im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht Kontrollmechanismen eingerichtet hat.

RECHTE DES INHABERS
Jede Person hat in ihrer Eigenschaft als Inhaber oder rechtmäßig Bevollmächtigter in Bezug auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten das Recht auf:
a. Ihre persönlichen Daten zu kennen, zu aktualisieren und zu bestätigen, bevor PHIDIAS S.A.S.
b. Verlangen Sie einen Nachweis über die Genehmigung der Verarbeitung.
c. über die Verwendung der Daten informiert zu werden, wenn keine vorherige Genehmigung vorliegt.
d. Beschwerden bei PHIDIAS S.A.S. oder bei der Aufsichtsbehörde (SIC) einreichen.
e. die Genehmigung zu widerrufen und/oder die Löschung ihrer Daten zu verlangen, solange der Inhaber keine gesetzliche oder vertragliche Verpflichtung hat, in der Datenbank zu bleiben.

PETITIONEN, BESCHWERDEN UND KLAGEN
Der Inhaber der persönlichen Daten oder derjenige, der ein berechtigtes Interesse im Sinne der geltenden Bestimmungen nachweisen kann, kann dies über den einzigen von PHIDIAS S.A.S. zur Verfügung gestellten Kanal tun, und zwar über die E-Mail "seguridad@phidias.com.co" mit dem Titel "Schutz der persönlichen Daten", die vom Beauftragten für Informationssicherheit und Schutz der persönlichen Daten in Zusammenarbeit mit dem gesetzlichen Vertreter betreut und verwaltet wird.

Die Person, die ihre Rechte geltend macht, muss die geforderten Kontaktdaten genau angeben, damit ihr Antrag bearbeitet und beantwortet werden kann und die Gebühren für die Ausübung ihrer Rechte erhoben werden können.

PHIDIAS S.A.S. antwortet innerhalb der gesetzlichen Frist von fünfzehn (15) Arbeitstagen, die um weitere acht (8) Tage verlängert werden kann, nachdem die Person, die dieses Recht ausgeübt hat, benachrichtigt wurde.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch PHIDIAS S.A.S. in Übereinstimmung mit dieser Politik, wird auf der Grundlage der Regeln, Verfahren und Anweisungen, die von diesem Unternehmen zur Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten.

GRUNDSÄTZE FÜR DIE BEHANDLUNG
PHIDIAS S.A.S. hat im Rahmen seiner Politik zur Verarbeitung personenbezogener Daten die Annahme der folgenden Grundsätze gemäß dem Gesetz 1581 über den Schutz personenbezogener Daten festgelegt.

a. Grundsatz der Rechtmäßigkeit: Die Behandlung der personenbezogenen Daten erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen.
b. Grundsatz der Zweckbestimmung: Die von PHIDIAS S.A.S. verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur für die oben beschriebenen Zwecke verwendet.
c. Grundsatz der Transparenz: Der für die Verarbeitung Verantwortliche garantiert die Rechte des Inhabers jederzeit und uneingeschränkt, so dass es von großer Bedeutung ist, die gesammelten Daten und deren Verarbeitung klar zu benennen.
d. Sicherheitsprinzip: Die Informationen, die von PHIDIAS S.A.S. behandelt werden, unterliegen den gesetzlich vorgeschriebenen Maßnahmen in Abhängigkeit von der Qualität der Daten und um Manipulation, Verlust, Abfrage, Verwendung oder unbefugten oder betrügerischen Zugriff zu verhindern.
e. Grundsatz der Vertraulichkeit: Alle Personen, die an der Verarbeitung personenbezogener Daten beteiligt sind, sind verpflichtet, die Vertraulichkeit der Informationen zu gewährleisten, auch nach Beendigung ihrer Beziehung zu einer der Aufgaben, die die Behandlung umfassen, und dürfen personenbezogene Daten nur dann bereitstellen oder übermitteln, wenn dies der Entwicklung der gesetzlich oder vom Eigentümer der Daten genehmigten Aktivitäten entspricht.
f. Grundsatz der Wahrhaftigkeit oder Qualität: Die zu verarbeitenden Informationen müssen wahrheitsgemäß, vollständig, genau, aktuell, überprüfbar und verständlich sein. Die Verarbeitung teilweiser, unvollständiger, bruchstückhafter oder irreführender Daten ist verboten.
g. Grundsatz des eingeschränkten Zugangs und der eingeschränkten Weitergabe: Die Verarbeitung unterliegt den Grenzen, die sich aus der Art der personenbezogenen Daten, den Bestimmungen des Gesetzes und der politischen Verfassung ergeben. In diesem Sinne darf die Verarbeitung nur von befugten Personen durchgeführt werden. Personenbezogene Daten, mit Ausnahme von öffentlichen Informationen, dürfen nicht über das Internet oder andere Massenverbreitungs- oder Kommunikationsmittel zugänglich gemacht werden, es sei denn, der Zugang ist technisch kontrollierbar, so dass nur die Eigentümer oder befugte Dritte im Einklang mit dem Gesetz davon Kenntnis erhalten.

SICHERHEITSMASSNAHMEN
Die Sicherheitsmaßnahmen, die PHIDIAS S.A.S. für seine Datenbanken ergreift, entsprechen den gesetzlichen Vorschriften, um eine ordnungsgemäße Verarbeitung der Informationen zu gewährleisten und das Risiko des unbefugten Zugriffs, der Änderung, der Löschung, des Verlusts und/oder des Missbrauchs personenbezogener Daten zu minimieren und somit ihre Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit zu schützen.

Das Unternehmen hat außerdem Sicherheitsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Umsetzung eines umfassenden Programms zum Schutz personenbezogener Daten (Comprehensive Personal Data Protection Programme - PIPDP) auf der Grundlage des Prinzips der nachgewiesenen Verantwortung sowie ein Managementsystem für die Informationssicherheit (Information Security Management System - ISMS) auf der Grundlage der internationalen Normen ISO27001 und des NIST-Rahmenwerks für Cybersicherheit eingeführt, das aus einem Kompendium von Sicherheitskontrollen besteht, die die Informationswerte des Unternehmens und den Lebenszyklus der Daten von der Erfassung und Speicherung bis zur Übertragung und Entsorgung abdecken und sichern sollen.

PFLICHTEN DES INHABERS DER DATENVERARBEITUNG (PHIDIAS S.A.S.):
a. der betroffenen Person jederzeit die uneingeschränkte und wirksame Ausübung des Rechts auf Zugang zu den Daten zu gewährleisten.
b. unter den in diesem Gesetz vorgesehenen Bedingungen eine Kopie der von der betroffenen Person erteilten Genehmigung anfordern und aufbewahren.
c. die betroffene Person ordnungsgemäß über den Zweck der Datenerhebung und die Rechte zu informieren, die ihr aufgrund der erteilten Genehmigung zustehen.
d. die Informationen unter den erforderlichen Sicherheitsbedingungen aufzubewahren, um ihre Verfälschung, ihren Verlust, ihre Abfrage, ihre Verwendung oder ihren unbefugten oder betrügerischen Zugriff zu verhindern.
e. Gewährleistung, dass die dem für die Verarbeitung Verantwortlichen zur Verfügung gestellten Informationen wahrheitsgemäß, vollständig, genau, aktuell, überprüfbar und verständlich sind.
f. die Informationen zu aktualisieren und dem Datenverarbeiter rechtzeitig alle neuen Entwicklungen in Bezug auf die zuvor bereitgestellten Daten mitzuteilen und andere notwendige Maßnahmen zu ergreifen, um sicherzustellen, dass die dem Datenverarbeiter bereitgestellten Informationen auf dem neuesten Stand sind.
g. die Informationen zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind, und die entsprechenden Informationen an den Datenverarbeiter zu übermitteln.
h. Dem Datenverarbeiter gegebenenfalls nur Daten zu übermitteln, deren Verarbeitung zuvor gemäß den Bestimmungen dieses Gesetzes genehmigt wurde.
i. den Datenverarbeiter zu verpflichten, jederzeit die Bedingungen für die Sicherheit und den Schutz der Daten der betroffenen Person einzuhalten.
j. Bearbeitung von Anfragen und Anträgen, die unter den in diesem Gesetz festgelegten Bedingungen formuliert wurden.
k. Verabschiedung eines internen Handbuchs mit Strategien und Verfahren zur Gewährleistung der ordnungsgemäßen Einhaltung dieses Gesetzes und insbesondere zur Bearbeitung von Anfragen und Ansprüchen.
l. Unterrichtung des für die Verarbeitung Verantwortlichen, wenn bestimmte Informationen von der betroffenen Person erörtert werden, sobald die Forderung eingereicht wurde und das entsprechende Verfahren noch nicht abgeschlossen ist.
m. auf Anfrage der betroffenen Person über die Verwendung ihrer Daten zu informieren.
n. Informieren Sie die Datenschutzbehörde, wenn Verstöße gegen die Sicherheitskodizes vorliegen und Risiken bei der Verwaltung der Daten der betroffenen Person bestehen.
o. Befolgen Sie die Anweisungen und Anforderungen der Oberaufsichtsbehörde für Industrie und Handel.

DIE GÜLTIGKEIT DER POLICE
Dieses Dokument aktualisiert die bestehende Politik und ist ab dem 9. September 2021 gültig. Personenbezogene Daten, die gespeichert, verwendet oder übermittelt werden, bleiben in den Datenbanken von PHIDIAS S.A.S. so lange gespeichert, wie es für die in dieser Richtlinie genannten Zwecke erforderlich ist.

AKTUALISIERUNGEN DER POLITIK
9. September 2021: Umstrukturierung der Politik, Erfassung der bisher bestehenden Datenbanken mit personenbezogenen Daten und deren Verwendungszwecken, abgestimmt auf den Lebenszyklus der Daten.