Implementar un software académico para colegios es una decisión que no debe tomarse a la ligera. Ya que este sistema se convertirá en el vehículo que permitirá optimizar la gestión de la institución, se debe estar muy atento a cada paso del proceso; desde su elección, pasando por su implementación y puesta en marcha, hasta el monitoreo constante una vez iniciada su operación.
Según datos de The Standish Group, el 83.9% de los proyectos de TI fallan1. Lo cual, sin duda alguna, representa un reto para la institución que desee implementar una solución que afecte la dinámica del plantel educativo.
Es por ello que, en esta publicación, compartiremos algunos de los consejos más importantes para llevar a cabo la implementación de un software académico para colegios, de manera tal, que el proyecto sea todo un éxito.
Índice de contenido
- Paso 1. ¿Cómo seleccionar el software académico adecuado para mi colegio?
- Paso 2. ¿Qué debo tener en cuenta antes de la implementación de un software académico para colegios?
- Paso 3. ¿Qué factores debo considerar durante la implementación de la solución?
- Paso 4. Actividades post-implementación
- Lo que hace diferente al proceso de implementación del software académico para colegios de Phidias
Paso 1. ¿Cómo seleccionar el software académico adecuado para mi colegio?
Cuando se está en la búsqueda de un software académico para colegios, es fundamental tener en mente los siguientes puntos:
El mapa de procesos
Primero, debe tenerse claro cuáles son los procesos que se busca que sean gestionados bajo el sistema a implementar. Por ejemplo, si lo que se espera de un software para colegios es optimizar toda la gestión académica, debe conocerse el alcance del sistema, a fin de delimitar las expectativas y enfocarse en lo que aportaría valor a los procesos de la institución.
Una base de datos centralizada
También es necesario asegurarse que el software académico para colegios permita gestionar una única base de datos, es decir, que todo esté centralizado. La finalidad de ello es optimizar la administración de la información y los procesos.
Integración con otras tecnologías
Otro punto esencial es que el software pueda integrarse vía API con diferentes soluciones, ya que esto dará flexibilidad y permitirá adaptarse a entornos cambiantes propios de la operación de la institución. Por ejemplo, sistemas de control de acceso, de pagos, facturación, contabilidad, gestión de horarios o un LMS (Learning Management System).
Que el software académico para colegios esté en constante actualización y sea escalable
Aunque este es uno de los puntos que a veces tiende a dejarse de lado, es importante verificar con el proveedor que el sistema:
- Se mantenga en constante actualización
- Permita cubrir necesidades futuras (escalabilidad)
En cuanto al primer factor, es necesario recordar que las soluciones en la nube, por su naturaleza, realizan actualizaciones automáticas del sistema de manera periódica. En consecuencia, los colegios pueden tener la certeza de que con un software académico en la nube tendrán una plataforma que se mantenga actualizada.
Por otro lado, cuando hablamos de escalabilidad, lo que debe evaluarse es que el software en cuestión ofrezca la posibilidad de agregar o modificar funcionalidades/módulos de forma rápida y flexible conforme a la evolución de los requerimientos del colegio. En ese sentido, es recomendable tener precaución con las “soluciones a la medida”, puesto que, en muchas ocasiones, los proveedores solo se enfocan en cubrir las necesidades actuales de la institución, sin dejar lugar a posibles modificaciones o crecimientos futuros.
Que sea seguro
Uno de los puntos más críticos. Dado que toda institución educativa maneja mucha información confidencial de estudiantes, padres de familia y personal del colegio, la ciberseguridad debe ser una prioridad en la elección del software académico para colegios.
Bajo ese contexto, es necesario velar por un sistema que tanto brinde herramientas avanzadas de seguridad (p.ej. configuración a partir de roles y permisos, acceso a través de protocolo HTTPS en toda la plataforma, almacenamiento seguro de contraseñas, manejo de información encriptada, generación frecuente de backups, etc.), como que permita implementar buenas prácticas de ciberseguridad en el centro educativo.
La importancia de esto último radica en que, aún cuando un colegio tenga un sistema seguro, si este no va acompañado de buenas prácticas por parte de los usuarios, de nada servirá tal grado de seguridad.
Recuerda:
La seguridad no solo corre a cargo del sistema, sino también de los usuarios y del administrador.
No te pierdas: ¿Tu software educativo está preparado para evitar una vulnerabilidad en el sistema? ¡Descubre cómo evaluarlo!
Paso 2. ¿Qué debo tener en cuenta antes de la implementación de un software académico para colegios?
Una vez que se ha decidido implementar un software para colegios, es necesario tener en cuenta lo siguiente:
Establecer un plan de implementación
Como todo proyecto tecnológico, el primer paso es establecer una sólida planeación que satisfaga las necesidades del colegio, en la cual es muy importante:
- Tener claro las tareas que deben realizarse
- Asignar los responsables idóneos
- Garantizar la disponibilidad de los recursos
- Elegir la metodología de Project Management que mejor se adapte a los requerimientos del centro educativo
De esa manera, será posible llevar a cabo un plan de implementación que se cumpla en los tiempos pactados y con los alcances esperados.
Elegir responsables y encargados
Por otra parte, tanto el colegio como el proveedor deben elegir a sus respectivos responsables y encargados del proyecto. Asimismo, es necesario que haya un interlocutor de cada una de las partes, el cual puede ser uno de los mismos responsables.
Lo que se busca con todo esto es que haya una comunicación continua para crear equipos de trabajo funcionales, pues la comunicación es clave para el éxito del proyecto y así evitar que se materialicen riesgos.
Desarrollar un plan para la gestión de cambio
Cuando de implementaciones tecnológicas se trata, a menudo la resistencia al cambio hace parte del proceso. En el caso de un software de gestión académica, esta resistencia puede provenir de cualquiera de los integrantes de la comunidad educativa: alumnos, padres de familia, docentes o administrativos.
Por tal motivo, es conveniente que, antes de iniciar con el proyecto de implementación, se establezca un plan para la gestión del cambio dentro del colegio. En este plan deben contemplarse actividades como:
- Realizar campañas de socialización sobre los beneficios del sistema a incorporar.
- Asegurarse de comunicar de forma efectiva la visión y el objetivo de la implementación.
- Efectuar un análisis de los futuros usuarios, a fin de identificar quiénes presentan una resistencia al cambio, quiénes muestran una postura indiferente y quiénes tienen disposición para adoptar la nueva tecnología.
- Llevar a cabo las capacitaciones necesarias para que los usuarios se acoplen al nuevo sistema.
Paso 3. ¿Qué factores debo considerar durante la implementación de la solución?
Ahora bien, durante la etapa de implementación, los factores importantes a considerar son:
- Establecer tareas, tiempos, encargados e hitos.
- Socializar las lecciones aprendidas y las buenas prácticas de proyectos anteriores.
- Mantener una comunicación constante y asertiva entre los líderes del proyecto. De esta manera, se lleva a cabo una labor preventiva para lograr el éxito del proyecto.
- Asimismo, debe realizarse seguimiento y control del proyecto de la mano de indicadores de gestión (entre ellos, el porcentaje de ejecución).
- Adoptar una metodología ágil para el levantamiento de bloqueos. Este enfoque busca que el proceso de entrega del software académico para colegios sea más rápido y eficiente.
- Establecer un cronograma donde se puedan visualizar las actividades, los tiempos y los responsables.
- Determinar canales de comunicación entre los equipos.
- Poner en práctica el programa de capacitación establecido para los usuarios dentro del plan de gestión del cambio.
Paso 4. Actividades post-implementación
Si bien la puesta en operación del software académico para colegios es el objetivo final del proyecto de implementación, el proceso no termina ahí. A partir de ese momento es necesario:
- Establecer un conjunto de reuniones de monitoreo tras la salida a producción, con el fin de estabilizar la operación del sistema.
- Llevar a cabo una reunión de cierre del proyecto, en la cual se valide el cumplimiento del cronograma, así como el nivel de satisfacción del entregable y la puesta en marcha; además de transmitir las lecciones aprendidas a lo largo del proyecto.
- Verificar que el plan de gestión del cambio se haya llevado a cabo correctamente durante el proceso de implementación y la salida a producción.
Lo que hace diferente al proceso de implementación del software académico para colegios de Phidias
En Phidias hemos logrado diseñar un proceso de implementación que se destaca por el nivel de acompañamiento que ofrece. Se caracteriza por llevar a cabo la configuración del sistema de la mano del equipo asignado por el colegio.
Asimismo, nuestra área de Servicio al Cliente tiene como finalidad que cada colegio pueda sacar el máximo provecho al sistema. Para ello, realizamos consultorías personalizadas, capacitaciones y parametrizaciones a la medida de la institución.
Es así como la cercanía, el acompañamiento, las asesorías y la seguridad son los valores que distinguen el proceso de implementación del software académico para colegios de Phidias. ¡Ponte en contacto con nosotros y comprueba por qué los mejores colegios privados alrededor del mundo confían en nosotros!
1 The Standish Group. (2020). The CHAOS Report 2020: Beyond Infinity. [*Última edición publicada hasta la fecha de este artículo].
