Cada que va a iniciar un nuevo año escolar, una de las mayores preocupaciones de todo colegio es la organización de las actividades extraescolares. En general, porque implica coordinar aspectos como la asignación de presupuestos, la planificación de recursos y la disposición de distintos horarios. Sin embargo, hoy en día es posible simplificar y agilizar este proceso mediante un software académico para colegios, que ofrezca:
- Tener una visión general de los horarios de todas las actividades
- Asignar la distribución de cupos y profesores
- Conocer las estadísticas de las actividades con mayor demanda
- Establecer la capacidad de cada grupo
- Permitir procesos de inscripción, pago y facturación en línea
A continuación, te explicamos de qué manera un software educativo te permite llevar a cabo la gestión de estas actividades.
Transformando la organización de actividades extracurriculares con un software académico para colegios
Todo colegio sabe que existen dos escenarios principales al momento de planificar las clases extraescolares: cuando es la primera vez que se abre el espacio para la actividad y cuando ya se han ofrecido durante años anteriores. Cualquiera de los dos casos requiere de una logística distinta, a la que se suma la variable del presupuesto, el cual exigirá reajustes dependiendo de la demanda que tenga cada una de las actividades.
Frente a esta situación, un software académico para colegios soluciona cada una de estas problemáticas gracias a las siguientes funcionalidades, que pueden ser diseñadas para adaptarse a las necesidades específicas de cada colegio:
Configuración de audiencias
Gracias a esta opción, es posible determinar criterios particulares que deban cumplir los alumnos para inscribirse, tal como el rango de edades, los grados específicos o los conocimientos previos necesarios. De esa forma, se evita que los cupos se llenen con estudiantes a los que no está dirigido el curso, logrando que aquellos que se inscriban puedan sacar el máximo provecho de la actividad.
Otro de los aspectos más importantes que los software educativos te permiten tomar en cuenta cuando se trata de actividades que previamente han sido ofrecidas en el colegio, es asegurar el cupo de los alumnos que estuvieron matriculados en cursos anteriores. De hecho, es bastante común que los padres de familia tengan la expectativa de contar con cierta preferencia al reinscribir a sus hijos a la misma actividad, sobre todo cuando esta supuso algún tipo de inversión en equipos o uniformes en el pasado.
Fijación de cupos
La fijación de cupos permite ajustar la cantidad de alumnos que pueden participar en cada actividad, estableciendo que los grupos cierren de manera automática una vez alcanzada la capacidad de estudiantes determinada. La ventaja de esto es que se impide que surjan problemas por sobrecupos, garantizando que las actividades se adapten al número máximo de alumnos que cada profesor puede atender.
Asimismo, es posible establecer un número mínimo de alumnos inscritos, a fin de asegurar que los recursos sean utilizados de manera eficiente, evitando la impartición de cursos con pocos participantes.
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Ajuste de horarios
Por medio de esta función, la coordinación y visualización de las actividades extraescolares en un calendario se vuelve mucho más fácil, permitiendo determinar, de manera óptima, la duración y frecuencia de cada clase, así como sus fechas de inicio y fin. Con ello, se dejan atrás los conflictos por cruces de horarios.
Pago en línea, gestión de transporte y más
Por último, pero no menos importante, uno de los mayores beneficios de gestionar los extraescolares con un software académico para colegios es que permite a los padres de familia realizar trámites de inscripción, pagos y facturación en la misma plataforma, evitándoles tener que acudir al colegio o a una institución bancaria.
De igual forma, con estas herramientas es posible optimizar la gestión del transporte escolar en función de las actividades extracurriculares, examinando las rutas disponibles para aquellos alumnos que salgan más tarde del colegio.
Sin embargo, eso no es todo, ya que las posibilidades de configuración que ofrece un software académico para colegios son múltiples. Y lo más importante es que pueden variar o adaptarse dependiendo de los requerimientos administrativos de cada centro educativo.
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Un software académico para colegios: la solución definitiva
Además de los beneficios ya mencionados, el uso de esta tecnología también supone varias ventajas para los padres de familia, ya que alcanzan un mayor de nivel de satisfacción con respecto al colegio gracias a que:
- Cuentan con acceso a toda la información que necesitan para elegir las clases de sus hijos
- Pueden llevar a cabo el proceso de inscripción desde la comodidad de su casa o trabajo, evitando filas
- Tienen una mayor facilidad para realizar pagos y obtener facturas, eliminando los errores o confusiones relacionados con el papeleo
Ahora que descubriste que sí es posible lograr una gestión de actividades extraescolares sencilla, ágil y efectiva, es momento de traer esta solución tecnológica a tu centro educativo.
En Phidias, tenemos más de 18 años de experiencia ayudando a numerosas instituciones alrededor del mundo a simplificar su gestión escolar con nuestro software académico para colegios. Si deseas conocer más sobre los múltiples beneficios que ofrecemos, ¡no dudes en ponerte en contacto con nosotros!
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