Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

Responsable del tratamiento

De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, el Decreto 1078 de 2015 y la Circular SIC 002 de 2015, se emite la presente política de tratamiento de la información de Phidias S.A.S.

Definiciones generales

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento: persona que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Los datos personales custodiados por Phidias S.A.S., en su condición de responsable o encargado, serán tratados cumpliendo los principios y regulaciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que la complementen o modifiquen.

Finalidades según base de datos

Los datos personales en poder de Phidias S.A.S. serán tratados conforme a las siguientes finalidades para cada base de datos del programa de protección de datos:

1. Clientes prospectos

• Mantener un histórico de potenciales clientes y contactarlos para el ofrecimiento de servicios y/o productos.
• Ofrecer información relacionada con servicios, ofertas, promociones, alianzas, capacitación y contenidos.
• Elaborar estudios estadísticos, encuestas y análisis de tendencias del mercado.

2. Clientes

• Mantener y gestionar la relación contractual y comercial.
• Remitir comunicaciones informativas, requerimientos de información o de cobro.
• Realizar estudios estadísticos y encuestas de satisfacción.
• Remitir ofertas de productos y servicios y actividades de mercadeo.
• Exigir el cumplimiento de los contratos y validar reportes comercial, tributaria y societaria.

3. Procesos de selección

• Mantener un histórico de posibles empleados y contratistas.
• Identificar al aspirante y contactarlo por los medios otorgados.
• Considerar a los aspirantes para vacantes actuales o futuras.

4. Empleados

• Determinar idoneidad y hacer seguimiento al desempeño laboral.
• Garantizar protección y control de acceso (biométricos, videovigilancia, SST).
• Controlar pagos salariales, seguridad social y parafiscales, y cumplir disposiciones legales.

5. Proveedores

• Solicitar cotizaciones y verificar documentos.
• Actualizar información, supervisar contratos y exigir su cumplimiento.

6. Huellas digitales de empleados (seguridad)

• Control de registro de ingreso de funcionarios.
• Acceso físico a las instalaciones de Phidias.

7. Socios y accionistas

• Convocar y remitir información de juntas y asambleas, inscribir en Cámara de Comercio y suscribir actas.

Tratamiento de datos de menores de edad

Phidias solo realiza tratamiento de datos personales de menores cuando sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contratistas al momento de su vinculación, con previa autorización de sus representantes.

El tratamiento responderá y respetará siempre el interés superior de los niños, niñas y adolescentes. Cuando los datos son recopilados por clientes (instituciones educativas), Phidias actúa como “Encargado” y en ningún caso recolecta o procesa esta información.

Derechos del titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante Phidias S.A.S.
• Solicitar prueba de la autorización del tratamiento.
• Ser informado respecto al uso de los datos cuando no exista autorización previa.
• Presentar quejas ante Phidias S.A.S. o ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, siempre que no exista deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Peticiones, quejas y reclamos

Para el ejercicio del hábeas data, el titular podrá hacerlo a través del correo seguridad@phidias.com.co, con el título “Protección de datos personales”. Será atendido por el Oficial de Seguridad de la Información en conjunto con el representante legal.

Recibida la solicitud, Phidias S.A.S. dará respuesta en el término legal de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días adicionales, previa comunicación a quien ejerce el derecho.

Principios para el tratamiento

• Legalidad: el tratamiento se ajusta a los parámetros de la Ley.
• Finalidad: los datos se usan únicamente con los fines descritos.
• Transparencia: se garantiza el derecho del titular a conocer los datos recolectados y su tratamiento.
• Seguridad: se aplican las medidas exigidas para evitar adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: reserva de la información, incluso después de finalizada la relación con el tratamiento.
• Veracidad o calidad: información veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites de la Ley y solo por personas autorizadas.

Medidas de seguridad

Las medidas de seguridad de Phidias S.A.S. se ajustan a la Ley para garantizar un adecuado tratamiento y minimizar el riesgo de acceso no autorizado, modificación, supresión, pérdida o uso indebido de los datos, protegiendo su integridad, disponibilidad y confidencialidad.

La empresa ha adoptado un Programa Integral de Protección de Datos Personales (PIPDP) y un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) basado en los estándares ISO 27001 y el marco de ciberseguridad del NIST, que cubre el ciclo de vida de los datos desde su recolección hasta su eliminación.

Deberes del responsable

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar la finalidad de la recolección y los derechos del titular.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad adecuadas.
• Mantener la información veraz, completa, exacta y actualizada, y rectificarla cuando sea incorrecta.
• Tramitar consultas y reclamos y adoptar un manual interno de políticas y procedimientos.
• Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones de seguridad y cumplir los requerimientos de la SIC.

Vigencia y actualizaciones

Este documento rige a partir del 9 de septiembre de 2021. Los datos permanecerán en las bases de datos de Phidias S.A.S. durante el lapso necesario para las finalidades mencionadas.

• 9 de septiembre de 2021: reestructuración de la política y registro de las bases de datos existentes y sus finalidades.
• 9 de enero de 2025: actualización de datos del Oficial de Seguridad y normativas vigentes.

Phidias Software S.L. (España — RGPD)

Sus datos serán incorporados al sistema de tratamiento titularidad de Phidias Software S.L. Las finalidades, plazos de conservación y bases legitimadoras son:

Derechos de los interesados

Puede ejercer los derechos de acceso, rectificación, limitación, supresión, portabilidad y oposición, así como retirar el consentimiento, mediante escrito a la dirección postal indicada o al correo juan.cortes@phidias.es, adjuntando documento identificativo. También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Este documento reproduce la política de tratamiento de datos de Phidias S.A.S. (Colombia) y la política de privacidad de Phidias Software S.L. (España). Para efectos legales prevalece el texto oficial publicado por Phidias.