El sistema de calificaciones es un área muy importante en la gestión académica de un colegio. Su administración puede ser tan sencilla como compleja dependiendo de la herramienta tecnológica que se utilice para ello. De ahí surge la importancia de contar con un software académico para colegios, capaz de satisfacer las necesidades particulares de la institución.
Dicho software debe ayudar a coordinar toda la información relacionada con el sistema de evaluación institucional (el cual puede llevarse a cabo de muchas maneras, con formatos diferentes), de forma que se facilite el trabajo administrativo y docente, así como la comunicación con toda la comunidad educativa.
A continuación, compartimos qué necesita un software académico para colegios, para realmente gestionar de manera adecuada un sistema de calificaciones.
Claves para evaluar un software académico para colegios
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El sistema cumple con el esquema de calificaciones del centro educativo
Una de las claves fundamentales para analizar que un software académico es el indicado para gestionar las evaluaciones de los alumnos, es que cumpla con el esquema de calificaciones establecido en el colegio. Ya sea que este se base en un sistema por redondeo, promedio ponderado, calificación numérica, media aritmética, etc., la primera validación es que el software a implementar cumpla con esa parametrización.
Ciertamente, cada colegio es diferente. Algunos son más cualitativos, otros son más cuantitativos. Incluso, algunos tienen distintas formas de evaluación en algunas materias. Por lo cual el centro educativo ーespecialmente, el director académicoー debe ser muy claro y específico al comunicar el esquema de calificaciones que se utiliza, al momento de buscar un software de gestión académica.
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El software académico para colegios se adapta a la periodicidad
Sabemos que los colegios suelen dividir su año lectivo por periodos. Por lo tanto, un buen software académico para colegios debe contar con la flexibilidad necesaria para adaptarse a esa periodicidad, registrando las calificaciones de cada alumno en el periodo seleccionado.
Además, es necesario que los periodos se puedan parametrizar para su registro, consulta o cierre. Pues de lo contrario, pueden presentarse inconsistencias en la impresión o notificación de las boletas.
De esta manera, se asegura un correcto control del seguimiento académico de la plantilla estudiantil, además de facilitar la visualización a los usuarios que la institución considere pertinente.
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Las boletas de calificaciones son las que el colegio necesita
Por otro lado, es crucial que el software académico para colegios que se vaya a implementar genere las boletas de calificaciones tal como la institución lo necesita.
Por ejemplo, si el colegio maneja varios esquemas de calificación, el software debe ser lo suficientemente flexible para combinarlos y plasmar la información en el documento final.
La importancia de este aspecto radica en que, aunque parezca curioso, no todos los sistemas de gestión académica reflejan de forma correcta las calificaciones en las boletas; aún cuando los datos registrados cumplan con los criterios del esquema y la periodicidad.
Pro tip: Es recomendable asegurarse de que no solo la información de las calificaciones sea transmitida correctamente en las plantillas de las boletas, sino también que estas puedan personalizarse según los requerimientos del colegio.
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El software académico cuenta con un soporte adecuado
Por último, pero no menos importante, es vital asegurarse de que el proveedor del software académico brinde un buen servicio de soporte.
Algunas compañías cobran sus servicios “sobre demanda”, es decir, que cada llamada implica un costo o que se manejan turnos. Sin embargo, la clave es que el proveedor verdaderamente conozca la necesidad del centro educativo y esté disponible cuando lo precise. Puede que no garanticen siempre una respuesta inmediata, pero sí debe ser en un lapso no mayor a 48 hrs.
Entonces, ¿cómo debería ser el software académico de un colegio?
En resumen, como cualquier sistema informático, los software académicos para colegios deben contar con tres características: flexibilidad, robustez y un gran soporte.
Que sean flexibles para que el sistema se ajuste a la forma en que opera la institución. Robustos a nivel de infraestructura para soportar sin trabas o caídas en las bases de datos el ingreso de varios usuarios de manera concurrente, así como las acciones que se realicen en la plataforma. Especialmente, en “horas pico”, como pueden ser los días de registro o consulta de calificaciones.
Esto, en razón de que existen sistemas académicos que son rígidos y no permiten parametrizar funcionalidades, o bien, que se bloquean cuando varios usuarios desean acceder a él.
Por último, un gran servicio de soporte que ayude a garantizar la óptima operación del software en todo momento, ya que se puede disponer de un gran sistema académico, pero si la compañía que lo administra proveé un soporte deficiente, los resultados inevitablemente serán desfavorables.
Phidias: Un sistema de gestión académica flexible, robusto y con un soporte excepcional
Phidias es un software especializado que facilita la administración de los colegios al gestionar y centralizar toda su información. Su flexibilidad hace que prácticamente exista un Phidias para cada institución.
Con nuestro sistema, es posible:
- Adaptar el esquema de calificación
- Agilizar el registro, consulta y envío de información académica
- Personalizar las boletas de calificaciones, teniendo la opción de generar documentos con firma digital
- Registrar menciones y reconocimientos de forma fácil y rápida
- Generar reportes de desempeño con información actualizada en tiempo real
- Facilitar la comunicación entre la comunidad educativa en un elemento clave como es la evaluación y seguimiento del desempeño
- ¡Aprovechar muchas funcionalidades más para simplificar el día a día!
Asimismo, su alto nivel de ciberseguridad y robustez en infraestructura permite ejecutar todas las actividades de manera fluida, mitigando el riesgo de sufrir vulnerabilidades. ¡Contáctanos para mostrarte cómo Phidias puede ayudar a los colegios a gestionar de manera eficiente la información!
