El reto de los colegios: Implementar la última tecnología en gestión académica

La gestión académica de un colegio implica todo un conjunto de actividades que abarcan desde el control administrativo y financiero, hasta el seguimiento pedagógico-conductual de los alumnos. Debido a ello, actualmente, contar con herramientas digitales, como lo es un software educativo, es un factor indispensable para organizar tal cantidad de información.

¿El motivo? En esta era tecnológica y de manejo de la información, los software especializados en el sector educativo resultan clave para optimizar la administración de los datos. Pues permiten integrar las diferentes áreas de gestión para monitorear los procesos de manera efectiva y garantizar el buen funcionamiento del centro escolar.

En este contenido hablaremos de los principales retos de la gestión académica actual, la importancia de tener una administración con procesos eficientes y cómo es que un software educativo ayuda a lograrlo.

Índice de contenido

1. Desafíos actuales en la gestión académica
2. Importancia de una gestión académica eficiente
3. Cómo mejorar la gestión académica de los colegios
4. Procesos de la gestión académica que pueden agilizarse con tecnología
5. Phidias: Un sistema de gestión académica de última generación

• Desafíos actuales en la gestión académica

Hoy por hoy, la administración académica enfrenta nuevos retos a causa de las exigencias del sector y al avance tecnológico. Entre estos desafíos, destacan mayormente los siguientes:

• Centralización de la información

En muchas ocasiones, los colegios suelen tener un sistema para gestionar cada proceso de la institución. Por ejemplo, procesos académicos, de facturación, extraescolares, etc. Sin embargo, la realidad es que esto genera grandes ineficiencias operativas, ya que con cada movimiento deben actualizarse las bases de datos de múltiples sistemas diferentes. Complicando así el acceso a la información de forma oportuna.

• Cumplimiento en tiempo y forma de la facturación electrónica

Por otro lado, los colegios requieren un sistema autorizado legalmente para generar facturas electrónicas a terceros, donde, además, puedan almacenar información histórica y crear informes a través del análisis de datos. Esto, con la finalidad de mantener un control detallado de lo facturado, lo recaudado y la

cartera.

En ese sentido, un reto adicional al que comúnmente se enfrentan las instituciones educativas es encontrar un sistema de gestión académica que cuente con los filtros y procesos de planificación adecuados para la administración propia de un colegio. Pues no todos los sistemas que actualmente existen en el mercado cumplen con estos requisitos.

• Comunicación entre los miembros de la comunidad escolar

Con frecuencia, los centros educativos también batallan con mantener una comunicación fluida y eficaz entre todos los miembros de la comunidad escolar (padres de familia, docentes, directivos e integrantes del personal administrativo) en relación con diversos asuntos de la institución o la situación individual de cada alumno. Especialmente, cuando no se dispone de herramientas tecnológicas que permitan personalizar y automatizar estas tareas.

• Importancia de una gestión académica eficiente

Ahora bien, todo colegio tiene como objetivo principal el lograr la impartición de aprendizajes de calidad.

No obstante, para ello, no solo se requiere la implementación de metodologías educativas de vanguardia, sino también se hace necesario un sistema lo suficientemente flexible y robusto que permita facilitar la organización, evaluación y supervisión de los procesos inherentes a la institución. De esa forma, será más fácil asegurar una gestión académica eficiente que optimice las tareas del cuerpo tanto directivo como docente.

Aunado a ello, una buena gestión académica ayuda a mejorar la toma de decisiones, así como el trabajo en equipo al elevar la calidad de los procesos y fomentar una intercomunicación continua. Así, en definitiva, podemos decir que se trata de un aspecto que favorece a cada ámbito de los colegios: pedagógico, administrativo, financiero, etc.

Pero, ¿cómo se puede mejorar la gestión escolar de los centros educativos? Veámoslo a continuación.

• Cómo mejorar la gestión académica de los colegios

Como bien sabemos, la gestión de los colegios requiere tiempo y esfuerzo. Pues exige una alta capacidad de organización tanto a nivel académico como administrativo, gracias a la gran cantidad de información que se maneja derivado de las distintas operaciones que se ejecutan en la institución.

Por tanto, para mejorar la gestión académica de los colegios, es fundamental utilizar las nuevas herramientas tecnológicas a las que hoy en día tenemos acceso. Su incorporación no solo abre espacio para la digitalización de los procesos y el acceso inmediato a la información, sino que también permite ganar eficiencias operativas (como veíamos en el punto anterior) que conduzcan a obtener ahorros económicos significativos. 

De esta manera, implementar un software educativo ayuda a:

• Centralizar la información en una sola base de datos, para administrarla y manejarla independientemente de su fuente o formato.
• Consultar diferentes tipos de datos: históricos y actuales, de terceros e internos, con actualizaciones en tiempo real.
• Visualizar la información a través de reportes, paneles, gráficos y tableros de mando útiles para obtener una visión completa de la gestión académica.

En pocas palabras, los software educativos simplifican la coordinación de todas las actividades del centro escolar.

• Procesos de la gestión académica que pueden agilizarse con tecnología

Planeación académica

Los software educativos ayudan a administrar eficazmente la planeación académica del colegio en cada uno de sus niveles educativos (preescolar, primaria, secundaria, media superior) al:

• Llevar un control del plan estratégico y curricular
• Gestionar la asignación de los docentes y directores de curso
• Configurar la evaluación de cada materia según el esquema de calificación que se utilice
• Controlar las fechas de modificación y consulta de calificaciones
• Programar el envío automático de notificaciones de tareas y exámenes en las fechas establecidas
• Permitir la configuración de calendarios de eventos
• Facilitar la creación de deberes y materiales de apoyo para los alumnos
• Brindar la posibilidad de crear reportes de desempeño, así como informes por materia, sección u otro indicador de valor
• Permitir la integración con otras plataformas

Adicionalmente, estos sistemas permiten la creación de los llamados “aulas virtuales”. Los cuales apoyan al docente a tener una mejor dinámica de enseñanza gracias a que brindan espacios interactivos y amigables, donde es posible compartir contenido como vídeos, imágenes, formularios, entre otros.

Como resultado, se facilita la planificación de las clases de una forma más llamativa e interesante, fomentando así la participación de los estudiantes y un mayor rendimiento académico.

Admisiones o bajas

Asimismo, mediante este tipo de herramientas tecnológicas, los colegios también pueden agilizar la gestión académica en cuanto a las admisiones o bajas del alumnado, validando cada registro por medio de procesos y seguimientos en línea.

De esta forma, los padres pueden realizar la inscripción de sus hijos o bien, solicitar cupo académico para el siguiente ciclo escolar, de modo virtual. Lo que se traduce en mayor comodidad y rapidez para ellos.

Registro de calificaciones y generación de boletas

Innegablemente, la tecnología facilita el registro y el análisis de los resultados académicos. Con un sistema de gestión académica, es posible generar boletas de calificaciones personalizadas según diferentes formatos, esquemas de calificación u otros criterios.

Además, estas pueden generarse digitalmente (en PDF), controlando su autorización oficial a través de certificados, firmas digitales y códigos QR, que permitan verificar su autenticidad.

La tesorería (facturación, recaudo y cartera)

Para un área tan importante como lo es la tesorería, los software académicos para colegios permiten llevar un control preciso de todos los documentos de la institución, facilitando a los usuarios la realización de tareas como: consulta y pago de obligaciones, registro de notas crédito o débito, generación de facturas, etc.

Hablando específicamente del proceso de facturación, estas plataformas digitales ayudan a que sea llevado a cabo de manera eficiente y eficaz gracias a que:

• Reutilizan la información disponible en los diferentes módulos que integra el software (Por ejemplo, en el caso de Phidias, el módulo de Tesorería vincula la información financiera del módulo administrativo, académico, extraescolares, transporte, admisiones y cualquier otro que aplique)

• Las facturas generadas se envían directamente a la autoridad competente, de modo que, una vez finalizado el proceso de validación, se envían a los responsables vía correo electrónico

• Actualizan el proceso según los requisitos que vayan cambiando en las disposiciones locales

• Permiten la creación de plantillas de facturación personalizadas conforme a los requerimientos del centro educativo

Comunicación interna y externa

Otro aspecto que, sin duda, la tecnología favorece dentro de la gestión académica es la centralización de la comunicación. Mediante un software educativo, es posible expedir anuncios a través de varios canales. Permitiendo enviar mensajes internos, masivos o individuales, así como notificaciones, comunicados, circulares, entre otras cosas. Asimismo, pueden programarse envíos en distintas horas o fechas, además de agendar citaciones a reuniones y tutorías.

Los seguimientos

Implementar un software educativo ayuda a los directivos y docentes a llevar un control detallado de todo tipo de seguimientos. Desde informes de tutorías, seguimientos disciplinarios, de méritos, admisiones, casos especiales hasta los hábitos alimenticios de los alumnos.

Todo esto, mediante configuraciones personalizadas y notificaciones de los registros.

La administración general del colegio

Como hemos visto, las plataformas de gestión académica agilizan y mejoran la administración del colegio en general. En esencia, permiten gestionar toda la información y documentación correspondiente al alumnado (desempeño académico, asistencias, ficha médica, etc.), su núcleo familiar (responsables, datos de contacto), la situación financiera actual de la institución, etc.

Lo cual permite analizar estadísticas útiles para la toma de decisiones a nivel administrativo.

• Phidias: Un sistema de gestión académica de última generación

Si te estás preguntando qué software puede ofrecerte todo lo explicado hasta ahora, te invitamos a conocer sobre Phidias, uno de los software educativos más avanzados del momento.

Phidias es un sistema de gestión académica, cuyo propósito es facilitar la administración de los colegios, a fin de que puedan enfocarse en su misión principal: la educación.

Nuestro software se caracteriza por ofrecer un alto grado de seguridad, integración y soporte, acoplándose a las necesidades específicas de cada institución. Así, nuestra plataforma en la nube gestiona los procesos de los centros educativos, de modo veloz, seguro e intuitivo; siendo accesible desde cualquier dispositivo.

Con su implementación, podrás integrar toda la información en un mismo sistema, garantizando que siempre esté disponible en el momento en que los miembros de la comunidad educativa la requieran.

¡Deja atrás los desafíos y complicaciones, y envíanos un mensaje para conocer más sobre cómo Phidias puede optimizar la gestión académica de tu colegio! Más de 17 años de experiencia e innovación nos respaldan.