Desde la implementación de la facturación electrónica en Colombia, los colegios se han visto envueltos en una serie de desafíos para el cumplimiento de las normas establecidas. Sin embargo, poco a poco han ido surgiendo herramientas de apoyo, como lo es un software educativo, para permitirles llevar un mejor control del manejo de sus facturas y volverse más competitivos.

Si bien la facturación electrónica en Colombia sentó sus bases desde 2005, no fue hasta 2018 que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) estableció el primer cronograma general de implementación para que todos los grandes contribuyentes comenzaran a facturar de esta manera. 

Conozca más a detalle sobre este tema: Facturación Electrónica en Colombia

Este contenido busca profundizar sobre aquellos retos que han surgido para los colegios desde la implementación de la facturación electrónica y de qué forma un software educativo los apoya a ser más competitivos.

¿Cuáles son los principales retos de un colegio con respecto a la facturación electrónica? 

Si bien la facturación electrónica ha generado varios beneficios en términos administrativos, es una realidad que también ha traído consigo una serie de desafíos para adaptarse al nuevo proceso a cumplir, especialmente cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas para ello. 

Entre los principales se encuentran los siguientes: 

1. Tiempo de expedición 

Ante cada transacción, los colegios deben trabajar con normas y plazos específicos, muchos de ellos, de obligado cumplimiento.

2. Resolución rápida de errores

Debido a que la documentación es más transparente con la facturación electrónica y la tolerancia ante los errores es nula, es necesario disponer de un sistema que facilite la notificación de omisiones o equivocaciones ante la DIAN.  

3. Dificultad ante procesos manuales

Aunque la facturación electrónica supone procesos más ágiles y automatizados, los colegios que aún operan con procesos manuales tienden a enfrentarse a tiempos de planeación, ejecución y control más demorados, aunado a los riesgos de incurrir en prácticas poco sanas.  

¿Cómo saber que el sistema de facturación electrónica actual no es el adecuado para un colegio? 

A pesar de que hoy en día existen varios tipos de sistemas de facturación, es importante resaltar que no todos cuentan con los filtros y procesos de planificación adecuados para un colegio. En ese sentido, un sistema realmente apto para el sector educativo debe permitir, entre otros rubros, lo siguiente:

  • Facturación recurrente, mensual y por grupos establecidos (como son los grados)
  • Planeaciones anuales en poco tiempo
  • Inclusión de novedades para que sean facturadas inmediatamente o a principios de cada mes

No obstante, la mayoría de las instituciones educativas suelen hacer uso de ciertos sistemas de contabilidad o bien, de las herramientas gratuitas proporcionadas por los sistemas tributarios. El inconveniente con ello es que normalmente ninguna de estas opciones ofrece funcionalidades avanzadas, como automatización de procesos o integraciones contables útiles. Lo cual es fundamental para una facturación electrónica eficiente.

Bajo ese contexto, cuando, por ejemplo, el sistema de facturaci√≥n utilizado por el centro educativo no cuenta con reportes sobre lo facturado, recaudado y la cartera, demuestra que es un sistema poco robusto que, además, muy probablemente no disponga del conjunto de filtros necesarios para obtener la información actualizada para la toma de decisiones. 

Recuerda: Entre mayor sea el número de incidencias más dispendiosa se vuelve la operación y el colegio incurre en costos operativos mayores. 

¿De qué manera un software educativo ayuda a los colegios en el proceso de facturación electrónica? 

Un software educativo va más allá de sólo atender procesos de facturación electrónica, ya que, de implementarse en un colegio, puede convertirse en una herramienta muy útil tanto para la institución como para los padres de familia. 

Algunos beneficios que el área administrativa de un colegio puede aprovechar con esta solución inteligente son: 

1. Expedición de facturas y actualización de datos

Un software educativo hacen mucho más amigable tanto la expedición de facturas como la actualización de datos. Por ejemplo, si la familia de un alumno ha tenido que cambiar de casa y es necesario editar la dirección para la generación de este documento, la solución hace de esto un proceso muy fácil de seguir para ambas partes. 

Lo mismo sucede con cada uno de los procesos que los padres de familia deban realizar. Desde la actualización de datos personales, pasando por la consulta de cobros generados, y finalizando con el pago de las obligaciones adquiridas.  

2. Agilización de pagos

Por otro lado, un software educativo no sólo se asegura de que un colegio cumpla en tiempo y forma con su proceso de facturación electrónica, sino también agiliza los pagos que los padres de familia deben realizar. Al mismo tiempo, facilita la emisión de comunicados para todas aquellas actividades y procesos a cumplir. 

Por ejemplo, si un colegio está próximo a su nuevo periodo de reinscripción, el software envía un comunicado a los familiares para que realicen el proceso y pago dentro de la plataforma. 

La dinámica se repite respecto a los servicios que la institución ofrece: el responsable selecciona los servicios que desea adquirir, estos son facturados y, posteriormente, pueden ser pagados de manera inmediata. 

3. Mantiene cada rol en su lugar 

Los padres de familia pueden destinar tiempo de calidad con sus hijos, en lugar de gastar tiempo en tareas que pueden hacer desde la comodidad de su hogar. 

Un software educativo permite que un colegio sea competitivo al lograr mantener sus operaciones de facturación y recaudo como un proceso fácil para las familias de los alumnos. 

4. Mayor control

Por último, los softwares educativos aportan mucho más control al vincular la facturación con diferentes eventos, como: colegiaturas, actividades extracurriculares, servicio de transporte escolar, entre otros. 

¿Cuál es la mejor herramienta contable para el área administrativa de un colegio? 

Phidias es un sistema de gestión académica que cuenta con un módulo de tesorería que proporciona todas las herramientas necesarias para llevar a cabo el proceso de facturación, recaudo y cartera.   

Este software educativo cuenta con la autorización de la DIAN para generar facturas electrónicas a terceros y al centralizar toda la información de un colegio, el área administrativa puede acceder a todos los datos necesarios para llevar un control adecuado. 

Además, al ser una solución enfocada a colegios, cuenta con funcionalidades que permiten una planeación eficiente que responda a las necesidades que tienen las instituciones educativas.

En cuanto a la generación de reportes, Phidias le permite al colegio conocer de manera detallada lo facturado, lo recaudado y la cartera (ya sea por edades, curso o conceptos). Así, todos estos datos facilitan al organismo educativo tomar decisiones de su presupuesto. 

De igual forma, Phidias tiene la posibilidad de integrarse con diferentes sistemas contables y de pagos en línea, lo cual lo convierte en una herramienta bastante flexible para el colegio. 

El complemento perfecto que este software brinda es el módulo de Education Intelligence, que permite realizar reportes a la medida con información actualizada del módulo de tesorería, entre otros. 

Si desea conocer a detalle cada unas de las funcionalidades que Phidias ofrece, no sólo para el área administrativa y/o financiera de los colegios, sino también para la gestión académica general, ¡no dude en contactarnos!

Desde la implementación de la facturación electrónica en México, los colegios se han visto envueltos en una serie de desafíos para el cumplimiento de las normas establecidas. Sin embargo, poco a poco han ido surgiendo herramientas de apoyo, como lo es un software educativo, para permitirles llevar un mejor control del manejo de sus facturas y volverse más competitivos. 

La facturación electrónica en México inició en 2004 cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT) creó el marco legal para la implantación del Comprobante Fiscal Digital (CFDI), siendo ese momento un parteaguas para los procesos contables de las instituciones educativas (desde preescolar hasta universidad) al tener que cumplir con las nuevas normativas impuestas. 

Este contenido busca profundizar sobre aquellos retos que han surgido para los colegios desde la implementación de la facturación electrónica y de qué forma un software educativo los apoya a ser más competitivos. 

¿Cuáles son los principales retos de un colegio con respecto a la facturación electrónica? 

Si bien la facturación electrónica ha generado varios beneficios en términos administrativos, es una realidad que también ha traído consigo una serie de desafíos para adaptarse al nuevo proceso a cumplir, especialmente cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas para ello. 

Entre los principales se encuentran los siguientes: 

1. Tiempo de expedición 

Ante cada transacción, los colegios deben trabajar con normas y plazos específicos, muchos de ellos, de obligado cumplimiento.

2. Resolución rápida de errores

Debido a que la documentación es más transparente con la facturación electrónica y la tolerancia ante los errores es nula, es necesario disponer de un sistema que facilite la notificación de omisiones o equivocaciones ante el SAT.  

3. Dificultad ante procesos manuales

Aunque la facturación electrónica supone procesos más ágiles y automatizados, los colegios que aún operan con procesos manuales tienden a enfrentarse a tiempos de planeación, ejecución y control más demorados, aunado a los riesgos de incurrir en prácticas poco sanas.  

¿Cómo saber que el sistema de facturación actual no es el adecuado para un colegio? 

A pesar de que hoy en día existen varios tipos de sistemas de facturación, es importante resaltar que no todos cuentan con los filtros y procesos de planificación adecuados para un colegio. En ese sentido, un sistema realmente apto para el sector educativo debe permitir, entre otros rubros, lo siguiente:

 

 

  • Facturación recurrente, mensual y por grupos establecidos (como son los grados)
  • Planeaciones anuales en poco tiempo
  • Inclusión de novedades para que sean facturadas inmediatamente o a principios de cada mes

No obstante, la mayoría de las instituciones educativas suelen hacer uso de ciertos sistemas de contabilidad o bien, de las herramientas gratuitas proporcionadas por los sistemas tributarios. El inconveniente con ello es que normalmente ninguna de estas opciones ofrece funcionalidades avanzadas, como automatización de procesos o integraciones contables útiles. Lo cual es fundamental para una facturación electrónica eficiente.

Bajo ese contexto, cuando, por ejemplo, el sistema de facturación utilizado por el centro educativo no cuenta con reportes sobre lo facturado, recaudado y la cartera, demuestra que es un sistema poco robusto que, además, muy probablemente no disponga del conjunto de filtros necesarios para obtener la información actualizada para la toma de decisiones. 

Recuerda: Entre mayor sea el número de incidencias más dispendiosa se vuelve la operación y el colegio incurre en costos operativos mayores. 

¿De qué manera un software educativo ayuda a los colegios en el proceso de facturación electrónica? 

Un software educativo va más allá de sólo atender procesos de facturación electrónica, ya que, de implementarse en un colegio, puede convertirse en una herramienta muy útil tanto para la institución como para los padres de familia. 

Algunos beneficios que el área administrativa de un colegio puede aprovechar con esta solución inteligente son: 

1. Expedición de facturas y actualización de datos

Un software educativo hacen mucho más amigable tanto la expedición de facturas como la actualización de datos. Por ejemplo, si la familia de un alumno ha tenido que cambiar de casa y es necesario editar la dirección para la generación de este documento, la solución hace de esto un proceso muy fácil de seguir para ambas partes. 

Lo mismo sucede con cada uno de los procesos que los padres de familia deban realizar. Desde la actualización de datos personales, pasando por la consulta de cobros generados, y finalizando con el pago de las obligaciones adquiridas.  

2. Agilización de pagos

Por otro lado, un software educativo no sólo se asegura de que un colegio cumpla en tiempo y forma con su proceso de facturación electrónica, sino también agiliza los pagos que los padres de familia deben realizar. Al mismo tiempo, facilita la emisión de comunicados para todas aquellas actividades y procesos a cumplir. 

Por ejemplo, si un colegio está próximo a su nuevo periodo de reinscripción, el software envía un comunicado a los familiares para que realicen el proceso y pago dentro de la plataforma. 

La dinámica se repite respecto a los servicios que la institución ofrece: el responsable selecciona los servicios que desea adquirir, estos son facturados y, posteriormente, pueden ser pagados de manera inmediata. 

3. Mantiene cada rol en su lugar 

Los padres de familia pueden destinar tiempo de calidad con sus hijos, en lugar de gastar tiempo en tareas que pueden hacer desde la comodidad de su hogar. 

Un software educativo permite que un colegio sea competitivo al lograr mantener sus operaciones de facturación y recaudo como un proceso fácil para las familias de los alumnos. 

4. Mayor control

Por último, los softwares educativos aportan mucho más control al vincular la facturación con diferentes eventos, como: colegiaturas, actividades extracurriculares, servicio de transporte escolar, entre otros. 

¿Cuál es la mejor herramienta contable para el área administrativa de un colegio? 

Phidias es un sistema de gestión académica que cuenta con un módulo de tesorería que proporciona todas las herramientas necesarias para llevar a cabo el proceso de facturación, recaudo y cartera.   

Además, al ser una solución enfocada a colegios, cuenta con funcionalidades que permiten una planeación eficiente que responda a las necesidades que tienen las instituciones educativas. 

En cuanto a la generación de reportes, Phidias le permite al colegio conocer de manera detallada lo facturado, lo recaudado y la cartera (ya sea por edades, curso o conceptos). Así, todos estos datos facilitan al organismo educativo tomar decisiones de su presupuesto. 

De igual forma, Phidias tiene la posibilidad de integrarse con diferentes sistemas contables y de pagos en línea, lo cual lo convierte en una herramienta bastante flexible para el colegio. 

El complemento perfecto que este software brinda es el módulo de Education Intelligence, que permite realizar reportes a la medida con información actualizada del módulo de tesorería, entre otros. 

Si desea conocer a detalle cada unas de las funcionalidades que Phidias ofrece, no sólo para el área administrativa y/o financiera de los colegios, sino también para la gestión académica general, ¡no dude en contactarnos!

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