Hoy en día los procesos educativos se apoyan en gran medida de las tecnologías de la información y comunicación para lograr una gestión académica integral. Algunos recursos como aplicaciones o incluso un software educativo juega un papel crucial para tener un mayor control de lo que pasa dentro y fuera de la institución.  

Sin embargo, a pesar de que la industria del software educativo acumula ingresos de alrededor de 10.850 millones de dólares y se espera que alcance los 11.600 millones de dólares en 2025, aún es un tema por explorar; sobre todo para los directivos y las áreas de sistemas de los colegios que desean mejorar su gestión académica. 

Por ello, en este contenido se podrá conocer qué es un software educativo, por qué es importante que un colegio lo implemente y cuáles son las mejores alternativas para hacerlo. 

Índice de contenido 

  1. ¿Qué es un software educativo? 
  2. ¿Para qué sirve un software educativo? 
  3. Características de un software educativo
  4. Ventajas de un software educativo
  5. ¿Qué tipos de softwares educativos existen?
  6. Funciones principales de un software educativo
  7. ¿Por qué un colegio debería contar con un software educativo?
  8. ¿Qué debe tomarse en cuenta para elegir un software educativo adecuado?
  9. Ejemplo de un software educativo

1. ¿Qué es un software educativo? 

Un software educativo o software en educación es una herramienta informática que integra todas las áreas de una institución educativa para lograr una gestión académica más eficaz y coordinada. 

Entre las áreas que un software educativo puede abarcar se encuentran: 

  • Facturación
  • Académica
  • Financiera
  • Contable
  • Administrativa
  • Atención al cliente
  • Comunicación 

Un software educativo es una solución altamente integral que centraliza todas las áreas de un colegio para que exista una gestión integral de la información, en donde desde los directivos hasta los alumnos y los padres de familia puedan interactuar fácilmente. 

2. ¿Para qué sirve un software educativo? 

Un software educativo sirve para centralizar todas las áreas que conforman un colegio. De esta manera, cada departamento puede contar con herramientas para satisfacer sus necesidades y requerimientos. 

Esta solución busca agilizar la gestión académica y aumentar la productividad de cada una de las áreas, por ejemplo, los docentes pueden concentrarse en sus actividades escolares y así enfocar sus esfuerzos en enseñar. 

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Es importante comprender que un software educativo no sólo tiene fines didácticos o pedagógicos. Es una solución integral que atiende a un centro escolar en varios frentes, como pueden ser: académico, financiero, de seguridad y de comunicación. 

3. Características de un software educativo 

Para que un software educativo cumpla su finalidad debe contar con las siguientes características: 

  • Brindar soluciones integrales y centralizadas a un colegio.
  • Ser completamente interactivo.
  • Tener la posibilidad de asignar roles y permisos.
  • Contar con una plataforma en la que se pueda acceder desde cualquier lugar sin tener que invertir en infraestructura y los datos se almacenen de forma segura. 

Tomando en cuenta que un software es un sistema informático que comprende diferentes componentes lógicos necesarios para realizar tareas específicas, ninguna de las características listadas anteriormente son opcionales. 

4. Ventajas de un software educativo 

El uso de tecnologías innovadoras abre muchas oportunidades en todos los ámbitos, y para los colegios, no es la excepción. Un software educativo permite mejorar la educación de los estudiantes sin importar su nivel y edad, pero también, ofrece ventajas integrales como las siguientes: 

  • Facilitar la comunicación interna entre la comunidad educativa (estudiantes, familiares y colaboradores).
  • Contar con herramientas para la gestión de la información de manera segura. 
  • Ofrecer soluciones de gestión de alto nivel, como seguimiento de transporte escolar o de actividades extraescolares de los alumnos. 
  • Gestión de facturación, recaudo y cartera/cobranza de forma fácil y rápida. 
  • Proveer herramientas amigables para matrículas, por ejemplo, inscripciones o consulta de cupo académico. 
  • Proporcionar una gran gama de procesos no académicos que faciliten la interacción personalizada del colegio con la solución.  

Es importante aclarar que no todos los software educativos están pensados para los estudiantes, sino también para satisfacer las necesidades que puede tener un centro escolar en materia de gestión. 

5. ¿Qué tipos de softwares educativos existen?

Existe una gran variedad de softwares educativos enfocados en cumplir diferentes objetivos, acciones y actividades, pero dos de ellos están más enfocados en brindar una gestión académica integral

1. Software Information System 

Un Software Information System (SIS) está enfocado en gestionar la información de una institución, por ejemplo: registro de datos personales, matrículas, gestión de datos de académicos como notas y planeaciones. 

Su objetivo es realizar actividades administrativas, académicas y financieras que permitan medir calidad y eficiencia del servicio proporcionado por un colegio. Permite tener mejores procesos y al sistematizar la información, hace posible analizar y obtener una retroalimentación que contribuya a una toma de decisiones asertiva. 

Los tipos de SIS para colegios son: 

  • Administrativos. Gestionan datos demográficos, familiares y personales. 
  • Académicos. Albergan información de calificaciones, procesos de evaluación, generación de informesy libretas académicas. 
  • Financieros. Diseñados para colegios que requieren cumplir con normativas como facturación electrónica, pagos en línea, gestión de cobros y análisis de cartera. 
  • Comunicación. Gestionan la comunicación entre los docentes y los alumnos; y, algunos más, con la administración escolar y los padres de familia. 
  • Híbridos. Su arquitectura incorpora algunos o todos los anteriores, lo que brinda mayor soporte tecnológico. 

2. Learning Management System

Los Learning Management System (LMS) son aplicaciones de software para la administración, documentación, seguimiento, generación de informes, automatización y entrega de cursos educativos, programas de capacitación o programas de aprendizaje y desarrollo. 

Entre sus características y funcionales principales se encuentran: 

  • Integración inteligente. Estos sistemas suelen integrar en una misma plataforma gestión de talentos y fuerza laboral, plataforma de cumplimiento, Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS), Gestión de Capital Humana (HCM), Planificación de Recursos Empresariales (ERP), Gestión de la Relación con el Cliente (CRM) y procesamiento de pagos. 
  • Personalización de contenido. Los sistemas educativos pueden buscar experiencias de aprendizaje personalizadas que les ofrezcan las habilidades que necesitan. 
  • Marcos de aprendizaje mixto. Este sistema puede proporcionar un marco de aprendizaje combinado que pueda regularse en función a las necesidades de un curso. 

Entre otros tipos de software educativos también se incluyen los siguientes: 

  1. Programas didácticos. Se tratan de medios pedagógicos que facilitan el proceso de enseñanza y aprendizaje a través de la presentación de contenido educativo, así como de ejercicios prácticos o de comprensión. Puede abarcar diferentes disciplinas y niveles. 
  2. Programas tutoriales. Programas que en mayor o menor medida dirigen el trabajo de los alumnos y que tienen por objetivo la realización de actividades que pongan en juego las capacidades, conocimientos y habilidades de los estudiantes. 
  3. Simuladores. Son un modelo o entorno dinámico que facilitan la exploración y modificación de los alumnos para realizar aprendizajes inductivos o deductivos de diferentes situaciones para agilizar su toma de decisiones y adquirir experiencia con base en diversas simulaciones. 
  4. Herramientas digitales. Son programas que proporcionan instrumentos para facilitar la realización de ciertos trabajos. Entre los más populares se encuentran los procesadores de texto, gestores de bases de datos, hojas de cálculo, editores gráficos, programas de comunicaciones, programas de experimentación asistida y lenguajes, y sistemas de autor. 
  5. Enciclopedias virtuales. Son herramientas que agilizan la búsqueda de información y pueden ser consultadas desde cualquier lugar. 
  6. Juegos educativos (Gamification). Son herramientas didácticas en donde los usuarios pueden aprender sobre diferentes temáticas; disponibles para todas las edades y niveles. Su objetivo es mantener la atención la atención de los estudiantes y motivarlos con recompensas. 

Sin embargo, cabe resaltar que los dos primeros software educativos mencionados, son los más completos y están enfocados en cumplir todas las necesidades que giran en torno a un centro escolar. Sus funcionalidades no solamente se limitan a las áreas académicas, sino también a temas de seguridad. 

6. Funciones principales de un software educativo 

Las funciones de un software educativo dependen del uso que se le dé a la herramienta. Sin embargo, algunas de las funciones más destacadas son las siguientes: 

  • Planeación académica, registro de notas, reportería y gestión de material para estudiantes. 
  • Administración de material docente.
  • Gestión de alumnos y profesores.
  • Generación de facturas y pagos.
  • Gestión de comunicación. 
  • Gestión de seguridad. 

No obstante, existen algunos softwares educativos que proporcionan estas y más funciones en un mismo sistema centralizado. Estas son las soluciones más completas que un colegio puede implementar para coordinar y hacer más eficientes cada una de las áreas que lo conforman. 

7. ¿Por qué un colegio debería contar con un software educativo?

Actualmente, los colegios cuentan con diferentes tipos de soluciones digitales para mejorar su gestión académica. Sin embargo, muy pocos tienen la integración necesaria para satisfacer todas las necesidades de cada área del centro escolar. 

Por ello, un software educativo se vuelve fundamental para proporcionar una gestión correcta de toda la información que envuelve a la comunidad educativa, para no sólo tener un seguimiento puntual de docentes y alumnos, sino también, para gestionar correctamente temas financieros y de ciberseguridad. 

Conozca más sobre la ciberseguridad en colegios: Consejos básicos de ciberseguridad en colegios que a veces pasas por alto

8. ¿Qué debe tomarse en cuenta para elegir un software educativo adecuado? 

Todos los colegios tienen diferentes necesidades, por lo que un software educativo debe ajustarse a ellas. Algunos puntos que cualquier herramienta de este tipo tiene que cumplir son los siguientes: 

1. Interfaz intuitiva 

Un software educativo debe ser fácil de implementar, comprender y manejar por cualquier usuario dentro del centro escolar. Su exploración y navegación debe contar con indicaciones claras, acciones concretas, distintas herramientas que faciliten los procesos, así como elementos colocados estratégicamente, entre otros. 

2. Fácil de utilizar 

La experiencia de usuario es muy importante al momento de elegir un software educativo para colegios, pues este debe ser simple y fácil de usar. A pesar de que es una herramienta muy innovadora, tiene que estar al alcance de las diferentes personas que lo manejan día a día. 

Además, debe contar con un diseño optimizado para las diferentes necesidades en funciones y herramientas que cada área de un colegio requiere. 

3. Coordinación de todas las áreas de gestión 

Sin importar el tamaño de un colegio, un software educativo debe la mayoría de cada una de las áreas que conforma. Esta es una de sus funciones principales, con lo cual, a la vez, facilita la comunicación entre toda la comunidad escolar: desde los directivos hasta los estudiantes y los padres de familia. 

Esto también significa que un software educativo debe contar con herramientas y funciones especiales para cada una de las áreas. Teniendo estas a su vez, el objetivo de facilitar trámites, consultas, evaluaciones, así como ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia de todos los que forman parte del centro escolar. Todo en un mismo lugar y sin la necesidad de tener que hacer configuraciones o implementaciones externas. 

4. Soporte en todo momento 

Es importante asegurarse que el proveedor del software educativo cuente con un centro de ayuda y soporte disponible en el horario en que la institución labora y bajo diferentes canales de comunicación. 

9. Ejemplo de un software educativo 

Un gran ejemplo de lo que es un software educativo es el sistema de gestión académica de Phidias

El software educativo de Phidias es una plataforma en la nube que administra los procesos de un colegio a través de una aplicación segura, rápida, intuitiva y accesible desde cualquier dispositivo. 

Entre sus principales características se encuentran: 

  • Seguridad, al contar con infraestructura de primer nivel.
  • Integración, al centralizar los datos de un colegio y hacerlos disponibles en todo momento.
  • Soporte, al brindar acompañamiento constante antes, durante y después de la implementación del software educativo.

Un software educativo puede dividirse en módulos para ofrecer soluciones integrales, pero personalizadas para cada necesidad de un colegio. En el caso del sistema de gestión académica de Phidias, este cuenta con un módulo para cada uno de los procesos claves necesarios en la gestión de una institución educativa. 

En este sentido, los módulos con los que cuenta Phidias son: 

1) Módulo académico

Permite evaluar y consultar materias de acuerdo al esquema de calificación y facilita el registro y análisis de resultados académicos para realizar reportes de desempeño y proporcionar información en tiempo real a familiares y estudiantes. 

Entre sus principales funciones se encuentran: 

  • Administración y publicación de plan estratégico y curricular
  • Personalización de boletines y libros de notas
  • Asignación múltiple de docentes y directores de curso
  • Gestión de archivos y planes académicos
  • Generación y envío de boletines e informes 
  • Creación de deberes y material de apoyo
  • Registro de menciones y reconocimientos

2) Módulo de administración

Gestiona el perfil del alumno y su núcleo familiar y permite analizar las estadísticas del colegio para una mejor toma de decisiones administrativas. Algunas de sus funciones son: 

  • Creación de perfiles y usuarios ilimitados
  • Gestión de la información de cada familia y datos de contacto
  • Gestión de documentos pendientes y permisos para cada usuario

3) Módulo de admisiones

El módulo de admisiones permite realizar inscripciones y brindar mayor información académica. Entre sus funciones están: 

  • Registro en línea de familiares y estudiantes 
  • Control de registro de nuevos estudiantes 
  • Creación de cupos de inscripción en cursos
  • Validación de registro de procesos en línea y seguimientos

4) Módulo de transporte

Si un colegio cuenta servicio de transporte para sus alumnos, con este módulo es posible gestionar y administrar rutas, así como tener un registro detallado de pasajeros y novedades desde cualquier dispositivo. Entre otras funciones están: 

  • Registro y recabación de información de vehículos
  • Control de datos de pasajeros, ingresos y salidas
  • Consulta en línea de las rutas
  • Registro de novedades o incidencias
  • Obtención de historial, solicitudes y mapas

5) Módulo extraescolares

Con este módulo los padres de familia pueden inscribir a sus hijos a materias adicionales al plan de estudios de forma fácil y rápida. Algunas funciones destacadas son: 

  • Definir qué alumnos pueden inscribirse a actividades extraescolares
  • Verificar costes de inscripción 
  • Asignación de cupo por actividad
  • Facilitación de facturas por materias extras

6) Módulo de comunicación

Este módulo gestiona toda la comunicación del colegio en diferentes canales, siendo los principales, el correo electrónico, web y aplicaciones móviles. Entre sus funciones resaltan: 

  • Envío de mensajes internos, masivos e individuales
  • Envío de comunicados y circulares
  • Incrustación de formularios y videos en mensajes
  • Agenda de reuniones y tutorías

7) Módulo de seguimientos

Con este módulo los colegios pueden llevar un control total de sus procesos no académicos de forma personalizada e ilimitada. Sus funciones principales son: 

  • Registro de informes de tutorías
  • Anotaciones especiales sobre estudiantes particulares
  • Seguimiento de hábitos alimenticios de los alumnos
  • Seguimientos disciplinarios y de méritos

8) Módulo de tesorería

Este módulo es especialmente diseñado para la planeación de documentos y la gestión de facturas para todas las actividades y operaciones escolares. Cuenta con las siguientes características:

  • Facturación electrónica 
  • Plantillas personalizadas 

9) Proceso en línea

Dentro de este módulo los usuarios pueden hacer encuestas, recopilar autorizaciones, realizar inscripciones o promover campañas de actualización de datos. Algunas funciones más son: 

  • Organización de procesos de matriculación presencial o en línea
  • Trámite y planificación de preinscripciones e inscripciones
  • Realización de encuestas y votaciones
  • Actualización de datos de estudiantes y familiares 

10) Education Intelligence

Este módulo es muy innovador pues permite estudiar el comportamiento histórico de los resultados académicos de los estudiantes; todo, a través de gráficos y tableros de mando con indicadores clave. Aquí los usuarios pueden: 

  • Realizar análisis estadísticos de los resultados
  • Obtener representaciones gráficas de los datos de su centro
  • Aprovechar los resultados obtenidos para la toma de decisiones

Además, como es visible, existe un Phidias para cada cliente, lo que significa que este software educativo es capaz de adaptarse a las necesidades de cada colegio tanto en configuración como utilización. 

Permitiendo el acceso a la información desde una sola base de datos centralizada, Phidias puede realizar cualquier operación desde cualquier lugar y momento; todo, de forma segura y con la certeza de que cada usuario hará uso de las herramientas y funciones que le competen según el área en donde se desarrolle. 

Para recibir una atención más detallada acerca de cómo el software educativo de Phidias puede apoyar su gestión académica, lo invitamos a dar clic en este enlace.  

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